Voordat u aan de slag gaat met het instellen van contributie is goed om voor u zelf op een rijtje te zetten hoe de contributie in uw organisatie is opgebouwd. Welk onderscheid maakt u in uw leden? Welke contributie bedragen kent u? Hoe en wanneer wordt de contributie gefactureerd? Zijn er uitzonderingen? Et cetera.
In e-Captain kunt u op verschillende manieren omgaan met contributie.
Een combinatie van deze drie of twee van de drie is ook mogelijk.
De meest gebruikelijke manier voor contributie is het werken met contributie via lidsoorten. Hiervoor gebruikt u dan de uitgebreide contibutie instellingen in e-Captain. Hiermee kunt u o.a.:
Per lidsoort kunt u ook bijvoorbeeld facturatietermijnen instellen. De contributie wordt dan niet in een keer gefactureerd maar in bijvoorbeeld 2, 4, of 12 termijnen.
In e-Captain kunt u ook werken met Groepen. Een groep is een kenmerk wat u aan een relatie koppelt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan taken, functies, vaardigheden, interessegebieden, regio, etc. Contributie kan ook een kenmerk zijn en kan daarmee ook door middel van groepen worden ingesteld. U kunt bij een groep ook een start- en einddatum instellen waardoor u ook kunt bepalen vanaf welk moment of tot welk moment het bedrag van de groep gefactureerd moet worden.
Groepen kunnen ook meelopen in de instellingen van de contributie waardoor u eenvoudig een combinatie kunt maken van lidsoorten en groepen. Met groepen kunt u o.a.:
Vaak worden groepen gebruikt in combinatie met de uitgebreide contributie instellingen. Bijvoorbeeld als uw contributie uit meerdere componenten bestaat zoals een contributie voor het eigen lidmaatschap en een bijdrage voor de overkoepelende (sport)bond. Voor uw eigen contributie werkt u dan met de uitgebreide contributie instellingen en voor de bijdrage van de (sport)bond werkt u dan met groepen.
In het tabblad Lidmaatschap van de relatiekaart stelt u voor de eigen contributie dan een lidsoort in met een startdatum. Voor de bijdrage van de (sport)bond stelt u dan in het tabblad Groepen het groepsitem in, eventueel met een eigen startdatum.
Een derde optie voor de contributie is om te werken op basis van artikelen. Deze optie gebruikt u eigenlijk alleen als het niet mogelijk is om de contributie instellingen al dan niet in combinatie met groepen te gebruiken.
In het onderdeel Artikel & Voorraad maakt u dan voor de contributie verschillende artikelen aan. Daarbij kunt u dan kiezen of deze artikelen jaarlijksterugkerend zijn of niet. Met de optie jaarlijksterugkerend kunt u deze artikelen "met een druk op de knop" in het nieuwe verenigingsjaar kopiëren voor de leden waaraan dit artikel reeds gekoppeld is.
Indien de artikelen niet jaarlijksterugkerend zijn dient u deze artikelen steeds handmatig aan de leden te koppelen. Hiervoor kunt u de functie collectief wijzigen gebruiken.
U kunt de artikelen ook in combinatie met groepen gebruiken. Op basis van de groepen maakt u dan bijvoorbeeld een selectie van uw leden om met collectief wijzigen het juiste artikel aan deze leden te koppelen.
U kunt (jaarlijksterugkerende) artikelen ook gebruiken in combinatie met de uitgebreide contributie instellingen. Bijvoorbeeld als uw contributie uit meerdere componenten bestaat zoals een contributie voor het eigen lidmaatschap en een bijdrage voor de overkoepelende (sport)bond. Voor uw eigen contributie werkt u dan met de uitgebreide contributie instellingen en voor de bijdrage van de (sport)bond werkt u dan met een jaarlijksterugkerend artikel.
In het tabblad Lidmaatschap van de relatiekaart stelt u voor de eigen contributie dan een lidsoort in met een startdatum. Voor de bijdrage van de (sport)bond koppelt u dan in het tabblad Artikelen het jaarlijksterugkerende artikelen.
Dé ideale software oplossing om uw vereniging te ontzorgen en professionaliseren!
Hambakenwetering 15
5231 DD 's-Hertogenbosch
073 - 614 14 40
Haal meer uit e-Captain!
Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain.
