Groepen aanmaken en beheren

Algemeen

Groepen worden gebruikt om extra kenmerken aan leden te koppelen. Als u generieke informatie van relaties wilt vastleggen dan kunt u hier eenvoudig groepen voor aanmaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan taken, functies, vaardigheden, interessegebieden, regio, etc.

Indien u andere (unieke) gegevens van uw relaties wilt vastleggen dan kunt u hiervoor vrije velden aanmaken. 

Het voordeel van het gebruik van groepen is dat u op basis van groepen eenvoudig selecties kunt maken van uw relaties om hier bijvoorbeeld een mailing naar toe te sturen. Of als u wilt weten welke relaties een bepaald kenmerk hebben. Daarnaast kunt u groepen gebruiken in filters en rapportages. 

Aan een groepsitem kunnen ook bedragen worden gekoppeld zodat u de desbetreffende keuze ook kunt factureren. 

Door de universele wijze van registratie is de kans op typefouten uitgesloten. U definieert op voorhand namelijk al de gewenste items. 

Zowel groepen als vrije velden kunt u ook gebruiken in een aanmeldformulier voor uw website en gebruiken bij het maken van een rapport in de Rapportgenerator.

Aanmaken en beheren van groepen

• Ga in het Beheercentrum naar de categorie Leden, selecteer het onderdeel Groepen en klik op Beheer groepen. 

U ziet nu het overzicht van alle groepen.

Groep	In deze kolom ziet u de naam van de groep
Categorie	In deze kolom ziet u de categorie waaraan een groep is gekoppeld
Mijn Captain naam	In deze kolom ziet u onder welke naam de groep wordt weergegeven in Mijn Captain (het besloten ledenportaal van e-Captain)
Grootboek	In deze kolom ziet u aan welke grootboekrekening de groep is gekoppeld in de boekhouding.
Kostenplaats	In deze kolom ziet u aan welke kostenplaats de groep is gekoppeld in de boekhouding.
BTW	In deze kolom ziet u of er BTW van toepassing is op een groep.
	Als u op het tandwiel icoontje klikt kunt u kolommen uit- of aanzetten in het overzicht.
	Klik op het bewerken icoontje om een bestaande groep te wijzigen.
	Klik op het verwijderen icoontje om een groep te verwijderen. Er zijn een aantal systeemgroepen aanwezig die u niet kunt verwijderen.
	Klik op de knop Nieuw om een nieuwe groep aan te maken.

 

 

• Klik op de knop Nieuw om een nieuwe groep aan te maken.

 

 

Het venster om een nieuwe groep toe te voegen bestaat uit 2 tabbladen:

• Tabblad Algemeen
• Tabblad Groepsitems

Tabblad Algemeen

In het tabblad Algemeen stelt u de basisgegevens in van de groep. 

• Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan en ga dan naar het tabblad Groepsitems.

Groepen archiveren

Wanneer u groepen niet langer gebruikt maar deze wel graag wil bewaren kunt u de groep archiveren. Een gearchiveerde groep zal niet meer getoond worden in uw ledenbeheer overzicht tenzij u daar om vraagt. Zo kunt u uw lijst met Snel indelen klein houden en ook de rapporten met groepen zullen er sneller door worden.

• Klik op de knop Groep archiveren om een groep te verplaatsen naar het archief.

Groepen verwijderen

U kunt ook een groep verwijderen indien u deze niet meer gebruik. Met het verwijderen verwijderd u ook alle groepsitems en de koppelingen met uw relaties. U raakt hiermee dus ook de historie van een groep kwijt.

Tabblad Groepsitems

In het tabblad Groepsitems maakt u de items aan die bij de groep horen. Dit zijn de kenmerken van de groep die aan een relatie kunnen worden gekoppeld.

Groepsitem	In deze kolom ziet u de naam van het groepsitem.
Bedrag	In deze kolom ziet u het bedrag wat aan het groepsitem is gekoppeld.
Aantal koppelingen	In deze kolom ziet u hoeveel relaties aan het groepsitem zijn gekoppeld.
	Als u op het tandwiel icoontje klikt kunt u kolommen uit- of aanzetten in het overzicht.
	Klik op het bewerken icoontje om een bestaand groepsitem te bewerken.
	Klik op het verwijderen icoontje om een groepsitem te verwijderen.
	Klik op de knop Nieuw om een nieuw groepsitem aan te maken.

• Klik op de knop Nieuw om een nieuw groepsitem aan te maken.

• Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan.

Nog meer hulp nodig?