De Rapportgenerator in het kort

Algemeen

In e-Captain vindt u verschillende standaard (systeem) rapportages die al door ons voor u zijn aangemaakt. Met de Rapportgenerator kunt u zelf rapportages samenstellen om de informatie die u nodig heeft uit e-Captain te kunnen halen.

Eenmaal aangemaakt kunt u het rapport altijd opvragen via de lijst met rapportages.

• Om een een rapport samen te stellen met de Rapportgenerator selecteert u in het Rapportage Dashboard de Rapportgenerator.

Met de Rapportgenerator kunt u vervolgens in een aantal stappen zelf een rapport samen stellen.

Stap 1: Bepaal uw uitgangspunt

Voordat u een rapport gaat maken moet u eerst uw uitgangspunt bepalen. Uw startpunt wordt bepaald door de module waarbinnen u een rapport wilt samenstellen.

De gekozen module bepaalt welke velden er beschikbaar zijn in het rapport e welke informatie u dus uit e-Captain kunt halen en exporteren.

• Als u nog in het hoofdoverzicht zit dan kunt u direct een nieuw rapport aanmaken door op het groene plus icoon te klikken. 

Door op de map naam te klikken ziet u welke rapportages er reeds zijn aangemaakt. 

Kolom 1 - Aanvinkvakjes	U kunt bestaande rapportages aanvinken en daarna kopiëren, verplaatsen of verwijderen. Systeemrapportages kunnen niet verplaatst of verwijderd worden.
Kolom 2 - Rapportnaam	In deze kolom ziet u de naam van map danwel van het rapport.
Kolom 3 - Sjabloon	In deze kolom ziet u welk sjabloon is gebruikt voor het rapport.
Kolom 4 - Informatie	In deze kolom ziet u welke gebruiker het rapport heeft aangemaakt.
	Met het bewerken icoon kunt u een bestaand rapport aanpassen. Systeem rapportages kunnen niet aangepast worden. u kunt deze wel kopiëren en vervolgens de kopie bewerken.
	Met het verwijderen icoon kunt u een bestaand rapport verwijderen. Systeemrapportages kunnen niet worden verwijderd.

• Indien u een specifieke map heeft geselecteerd dan kunt u een nieuw rapport aanmaken door op de toevoegen knop te klikken. 

Stap 2: Rapportgegevens selecteren

In het tabblad Gegevens kunt u de velden selecteren die u in uw rapport wilt zien.

	Klik op het verplaatsen icoon om de volgorde van de velden aan te passen. U kunt met uw muis het veld in de gewenste volgorde slepen.
	Klik op het oog icoon om de zichtbaarhei van het veld te bepalen.
	Klik op het sorteren icoon om de sorteer volgorde te bepalen.
	Klik op het bewerken icoon om de veld eigenschappen aan te passen.
	Klik op het verwijderen icoon om een veld te verwijderen.

 

Stap 3: Een opvraag samenstellen

In het tabblad Opvraag kunt u een opvraag samenstellen waarmee u specifieke informatie uit e-Captain opvraagt. Als u geen opvraag samenstelt dan wordt alle informatie getoond van de geselecteerde velden. Met een opvraag maakt u dus een filter aan. 

In onderstaand voorbeeld willen we niet van alle leden de geselecteerde informatie zien maar alleen van de ereleden.

U kunt meerdere opvraag regels toevoegen om de informatie nog verder te filteren. U heeft dan 3 keuze mogelijkheden

• Een EN-voorwaarde toevoegen. Het eindresultaat moet dan voldoen aan beide voorwaarden
• Een OF-voorwaarde toevoegen. Het eindresultaat moet dan voldoen aan een van beide voorwaarden.
• Een voorwaarde blok toevoegen. In een voorwaarde blok kunt u meerdere opvraagregels toevoegen in een gezamelijk blok.

Een uitgebreide uitleg over het samenstellen van een opvraag vindt u op de pagina Een opvraag samenstellen.

Stap 4: Ontwerp maken

In het tabblad Ontwerp kunt u het rapport zelf vormgeven. U kunt hier ook altijd later de ontwerp optie inschakelen als u daar initieel niet voor had gekozen.

Een uitgebreide uitleg over het maken van een eigen ontwerp vindt u op de pagina Een eigen ontwerp maken (PDF).

Stap 5: PDF Weergave

In het tabblad PDF weergave ziet u het resultaat van het door u samengestelde rapport in PDF weergave. De PDF kunt u eventueel uitprinten of downloaden.

Stap 6: Tabel weergave

In het tabblad Tabel weergave ziet u het resultaat van het door u samengestelde rapport in een tabel. Hiermee kunt u snel controleren of u de gewenste gegevens in uw rapport te zien krijgt.

Werken met sjablonen

Voor het ontwerpen van rapportages, (credit)facturen, herinneringen en brieven wordt in e-Captain gebruik gemaakt van sjablonen. Deze sjablonen maken voor de lay-out gebruik van een basissjabloon waarin een aantal vaste elementen zijn opgenomen. Het voordeel hiervan is dat een aanpassing in het basissjabloon direct door werkt in alle sjablonen die gebruik maken van hetzelfde basissjabloon.

Zo maken de verschillende facturatiesjablonen gebruik van hetzelfde basissjabloon. Als u in het basissjabloon bijvoorbeeld de positie van het adressenblok aanpast is dit direct aangepast bij alle facturatiesjablonen.

Een uitgebreide uitleg over sjablonen vindt u op de pagina Werken met sjablonen. 

Nog meer hulp nodig?