Voor het boekhouden in e-Captain werkt e-Captain volgens het systeem van dubbel boekhouden. Bij het systeem van dubbel boekhouden houdt u naast het dagboek, ook een grootboek bij. Tegenover elke ontvangst of betaling staat een transactie die dubbel geboekt wordt: ofwel aan de creditkant ofwel aan de debetkant. Beide zijden moeten gelijk zijn om een boekhouding in balans te brengen.
In e-Captain werkt u met verschillende dagboeken
Om te kunnen boeken in deze dagboeken heeft u een grootboekschema nodig. Het grootboekschema in e-Captain bestaat uit drie onderdelen die gezamelijk het totale boekhoudschema vormen.
Boekingen worden altijd gemaakt op een grootboekrekening (en eventueel nog op een kostenplaats). De verdichtingen en hoofdverdichtingen zorgen voor een groepering van alle boekingen.
In het Inkoopboek wordt alle aankopen geboekt. Alles wat u bij externe partijen inkoopt (bijvoorbeeld bij een supermarkt, groothandel, bouwmarkt, etc.) boekt u zelf in het Inkoopboek. Belangrijk is dat u van iedere inkoop de kassabon, rekening of factuur goed bewaart.
Iedere organisatie waar u iets inkoopt registreert u ook als crediteur in e-Captain. Ook leden die zaken mogen declareren worden dan een crediteur.
In het dagboek Verkoop worden alle verkopen geboekt. Alles wat u factureert aan uw relaties wordt in het dagboek Verkoop geboekt. Als u via e-Captain factureert of incasseert dan hoeft u niets handmatig in het dagboek Verkoop te boeken. Dit doet e-Captain automatisch tijdens het factureren en incasseren.
In het dagboek Kas worden alle contante transacties geboekt. Het dagboek Kas moet nauwkeurig worden bijgehouden omdat een reconstructie achteraf vaak niet meer te doen is. Dagelijks moet het saldo van het kasgeld te achterhalen zijn, het mag duidelijk zijn dat het kasgeld nimmer negatief kan zijn.
Afhankelijk van de omvang van de kasstromen in uw organisatie doet u er vaak verstandig aan om deze dagelijks (of per week) bij te houden in kas staten waarin de totalen van omzet en uitgaven zijn bijgehouden. In het dagboek Kas moeten de boekingen logisch genummerd worden met verwijzingen naar de betreffende transactie.
Indien u werkt met de module Kassa van e-Captain dan zullen alle contante transacties automatisch in het dagboek Kas worden geboekt.
In het dagboek Bank worden alle bankmutaties geboekt. Bij het dagboek Bank kan er echter niet veel fout gaan omdat alle transacties op het bankafschrift vermeld staan waardoor u dit ook makkelijk kunt controleren. Daarnaast staat het begin- en eindsaldo altijd op het bankafschrift vermeld, een fout wordt zodoende snel opgemerkt.
U kunt uw bankmutaties eenvoudig boeken door uw bankafschrift in te lezen in e-Captain.
Het dagboek Memoriaal wordt gebruikt voor boekingen die in geen ander dagboek thuis horen. Zoals bijvoorbeeld correcties, het verrekenen van openstaande en oninbare facturen, afschrijvingen, salarisboekingen en dergelijke.
Bij boekingen in het dagboek Memoriaal komt er geen geld de organisatie binnen en gaat er ook geen geld de organisatie uit. Er wordt alleen geld intern van de ene grootboekrekening naar de andere grootboekrekening geboekt.
Alle boekingen die u maakt in de boekhouding worden als voorlopige boekingen geplaatst. Voorlopige boekingen kunnen nog worden gewijzigd of verwijderd. Een definitieve boeking kan niet meer worden gewijzigd of worden verwijderd. Een definitieve (verwerkte) boeking kunt u alleen nog maar corrigeren door een memoriaal boeking te maken.
De gegevens van voorlopige boekingen kunnen ook worden opgenomen in financiële overzichten, zoals de dagboeken, het grootboek, de balans en de openstaande posten. U heeft dan toch een volledig overzicht van uw financiële situatie. Na boeken zijn de boekingen nog voorlopig. Na verwerken zijn de boekingen definitief. Voorlopige boekingen kunnen ook worden meegenomen in overzichten voor extern gebruik, zoals aanmaningen of de BTW-aangifte.
Hoe u boekingen definitef maakt (verwerkt) leest u op de pagina Boekingen verwerken.
Voor u in e-Captain met de boekhouding kunt gaan werken dient u diverse instellingen te maken waaronder bijvoorbeeld instellingen voor de BTW, het grootboekschema, de (hoofd)verdichtingen en eventuele kostenplaatsen. Hiervoor hebben we een stappenplan gemaakt welke u terug vindt op de pagina Stappenplan inrichten boekhouding.
Dé ideale software oplossing om uw vereniging te ontzorgen en professionaliseren!
Hambakenwetering 15
5231 DD 's-Hertogenbosch
073 - 614 14 40
Haal meer uit e-Captain!
Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain.
