Bankafschriften inlezen en doorboeken

Algemeen

In e-Captain hoeft u uw bankmutaties niet handmatig te boeken in het dagboek Bank. U kunt eenvoudig uw bankafschriften importeren in e-Captain. Bij uw bank kunt u hiervoor een speciaal bestand downloaden. Wij accepteren de bestanden van de meest gangbare banken, zoals van de ABN AMRO Bank, ING Bank, Rabobank, Knab, Regiobank, ASN Bank, SNS Bank en Triodos Bank. Heeft u een andere bank? Laat het ons weten zodat we kunnen bekijken of we uw bank ook kunnen ondersteunen.

Het inlezen van uw bankafschriften biedt ook een aantal voordelen:

• Tijdens het inlezen zal e-Captain de afschriftregels automatisch afletteren waarmee een groot deel van uw bankmutaties al automatisch gekoppeld worden aan posten in e-Captain. 
• Op basis van trefwoorden kunt u het automatisch afletteren nog verder automatiseren.
• Reeds eerder ingelezen en doorgeboekte bankmutaties worden genegeerd zodat deze niet dubbel in uw boekhouding terecht komen.

Afschrift inlezen

• Ga via het Boekhouding dashboard naar de optie Afschrift inlezen. 

Het Afschrift inlezen scherm bestaat uit twee tabbladen.

• Inlezen - hier kunt u het bankafschrift van uw bank uploaden naar e-Captain.
• Te verwerken afschriften - hier vindt u de bankafschriften die u nog moet verwerken en doorboeken.

Tabblad Inlezen

• Klik op de knop Versturen om het bestand te uploaden naar e-Captain. U vindt het afschrift dan terug in het tabblad Te verwerken afschriften. 

Tabblad Te verwerken afschriften

In het tabblad Te verwerken ziet u alle bankafschriften welke u nog moet verwerken en doorboeken. 

Kolom 1 - Ingelezen op	Hier ziet u de datum waarop het afschrift is ingelezen in e-Captain
Kolom 2 - Door	Hier ziet u de naam van de gebruiker die het afschrift heeft ingelezen.
Kolom 3 - Dagboeken	Hier ziet u in welk dagboek de bankmutaties geboekt gaan worden als u het afschrift verwerkt en doorboekt.
Kolom 4/5 - Start/einddatum	Hier ziet u de periode betreffende alle bankmutaties van het bankafschrift.
Kolom 6 - Mutatie	Hier ziet u het totale mutatie bedrag van het bankafschrift.
Kolom 7 - Regels	Hier ziet u hoeveel bankmutaties het bankafschrift bevat.
Kolom 8 - Ok	Hier ziet u hoeveel procent van alle bankmutaties e-Captain al automatisch heeft afgeletterd (gekoppeld heeft aan boekingen in e-Captain).
Kolom 9 -	Als u op het tandwiel icoontje klikt kunt u kolommen uit- of aanzetten in het overzicht.
	Klik op het bewerken icoontje of op de regel om het bankafschrift te openen en te verwerken.
	Klik op het verwijderen icoontje om het bankafschrift te verwijderen.

Afschriftregels verwerken

Als u een bankafschrift opent om te verwerken ziet u alle bankmutaties van het afschrift. e-Captain probeert bij het inlezen direct om de bankmutaties te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen. Dit proces heet afletteren. e-Captain zal op basis van een aantal kenmerken zoals het factuurnummer en eventuele trefwoorden de bankmutaties aan boekingen in e-Captain te koppelen.

Zoeken	Hiermee kunt u zoeken naar een specifieke afschriftregel
	Met de knop Afletteren kunt u het afletteren nog een keer starten.
	Met de knop Doorboeken kunt u alle regels met een oranje of groen vinkje doorboeken naar uw dagboek Bank.
Kolom 1 - Ok	Hier ziet u het resultaat van het afletteren. - Geen overeenkomst gevonden. Deze regel moet handmatig worden gekoppeld - Overeenkomst gevonden. Controleer of de overeenkomst correct is voordat u deze regels doorboekt. - gedeeltelijke overeenkomst gevonden. Deze regel moet verder handmatig worden verwerkt.
Kolom 2 - Datum	Hier ziet u de datum van de bankmutatie.
Kolom 3 - Bedrag	Hier ziet u het bedrag van de bankmutatie.
Kolom 4 - Bankrekening	Hier ziet u de bankrekening waar het bedrag vandaan komt.
Kolom 5 - Begunstigde/omschrijving	Hier ziet u de begunstigde en de omschrijving van de bankmutatie.
Kolom 6 - Grootboek	Hier ziet u de grootboekrekeningen waarop de bankmutaties geboekt gaan worden als u de mutaties doorboekt.
Kolom 7 - Bedrag	Hier ziet u het bedrag van de gevonden of zelf ingestelde overeenkomst.
Kolom 8 - BTW	Hier ziet u of er in e-Captain BTW bij de boeking is gebruikt.
Kolom 9 -	Als u op het tandwiel icoontje klikt kunt u kolommen uit- of aanzetten in het overzicht.
	Klik op het bewerken icoontje of op de regel om de bankmutatie te openen en handmatig te verwerken.
	Klik op het verwijderen icoontje om de afschriftregel te verwijderen. U kunt deze dan niet meer verwerken en doorboeken.

 

 

Afschriftregels zonder oranje (of groen) vinkje kunt u niet doorboeken. Deze moet u handmatig koppelen aan een grootboekrekening. Als u alle regels met een oranje vinkje heeft gecontroleerd kunt u deze doorboeken zodat u alleen nog de afschriftregels over houdt die u handmatig moet verwerken.

• Klik op het bewerken icoontje of op de afschriftregel om deze handmatig te koppelen aan een grootboekrekening.

 

 

U moet het volledige bedrag van de afschriftregel verantwoorden door het bedrag aan een of meerdere grootboekrekeningen te koppelen.

• Voor het afboeken van een verkoopfactuur selecteert u uw debiteuren grootboekrekening waarna u de debiteur en de bijbehorende verkoopfactuur kunt selecteren.
• Voor het afboeken van een inkoopfactuur selecteert u uw crediteuren grootboekrekening waarna u de crediteur en de bijbehorende inkoopfactuur kunt selecteren. 

U kunt de afschriftregel ook aan een andere grootboekrekening koppelen.

 

 

• Klik op Opslaan & Volgende om naar de volgende afschriftregel te gaan of klik op Opslaan.

Afschrift doorboeken

• Om een afschrift door te boeken naar uw boekhouding klikt u op de knop Doorboeken.

Indien u het afschrift nog niet in zijn geheel heeft afgeletterd kunt u alleen de bankmutaties met oranje en groene vinkjes doorboeken. De overige regels blijven dan staan tot u die ook heeft verwerkt.

e-Captain toont u welk boekstuk aangemaakt gaat worden. 

• Klik op de knop Maak boeking(en) om de bankmutaties door te boeken naar het dagboek Bank in uw boekhouding.

• Klik op Ja als u zeker weet dat u de bankmutaties wilt doorboeken naar uw boekhouding. Daarna keert u terig naar het afschrift inlezen scherm.

Werken met trefwoorden

Bij het automatisch afletteren probeert e-Captain op basis van de onderstaande criteria de bankmutaties te koppelen aan de juiste debiteur/crediteur.

• Bij facturen allereerst op factuurnummer ergens in de omschrijving.
• Dan eventueel op banknummer indien bekend in e-Captain (mag maar 1 match geven).
• Dan eventueel op naam relatie (mag maar 1 match geven).

Bij SEPA incasso koppelt e-Captain op het door ons gegenereerde kenmerk automatisch de afschriftregel aan de juiste SEPA incasso batch.

Daarnaast kunt u ook met trefwoorden werken om het automatisch afletteren verder te automatiseren. U kunt bijvoorbeeld het trefwoord tankstation automatisch koppelen aan de grootboekrekening voor benzinekosten. Een uitleg over het aanmaken van trefwoorden vind u op de pagina Beheer trefwoorden.

Nog meer hulp nodig?