Tussentijds een eindafrekeningfactuur aanmaken

Algemeen

Normaal gesproken maakt u aan het einde van het seizoen (zomer, winter, een heel jaar of een afwijkende periode) de eindafrekening meterstanden voor uw relaties. De meterstanden lopen daarmee synchroon met de planning. Aan het einde van de planning voert u de eindstanden in en maakt u de eindafrekening. 

Maar gedurende het jaar kan het voorkomen dat een relatie verhuisd naar een andere planning (ligplaats etc.) of vertrekt bij de vereniging en de plek wordt toegekend aan een ander of nieuw lid. In die gevallen maak je dan ook tussentijds een eindafrekening.

Tussentijdse eindafrekening als lid verplaatst wordt

Als een lid gedurende het seizoen verplaatst wordt naar een ander planobject (bijvoorbeeld een andere ligplaats) dan moet u eerst de eindstand van de huidige planning invoeren voordat u de planning verplaatst.

• Ga in de Visuele Planner van de module Verhuurobjecten in een planning naar het tabblad Meterstanden.

Blok Fase

• In het blok Fase stelt u de fase in op Eindafrekening maken en geeft u aan per wanneer u de eindafrekening wilt maken. Standaard staat hier de einddatum van het ingestelde seizoen. Als iemand verplaatst wordt vult u hier de datum in van het verplaats moment. 

Blok Standen

• In het blok Standen vult u de begin stand en de eindstand van de meter in. e-Captain rekent dan automatisch het verbruik uit. 

Blok vastrechten en heffingen

• In het blok Vastrechten en heffingen ziet u de verschillende vastrechten en heffingen staan. Afhankelijk van de instellingen in het Beheercentrum kunt u hier selecteren welke onderdelen van toepassing zijn. Als u iemand verplaatst dan hoeft u in de meeste gevallen deze heffingen niet in rekening te brengen. Die neemt u dan bijvoorbeeld mee op de eindafrekening aan het einde van het seizoen.

Nadat u de wijzigingen heeft opgeslagen kunt u de planning verplaatsen en voor deze relatie de tussentijdse eindafrekening maken.

Hoe u een planning verplaatst leest u op de pagina Een planning verplaatsen.

Tussentijdse eindafrekening bij opzegging

Als een lid gedurende het seizoen opzegt en ook direct vertrekt dan moet u eerst de eindstand van de huidige planning invoeren voordat u de planning toekent aan een andere relatie.

• Ga in de Visuele Planner van de module Verhuurobjecten in een planning naar het tabblad Meterstanden.

Blok Fase

• In het blok Fase stelt u de fase in op Eindafrekening maken en geeft u aan per wanneer u de eindafrekening wilt maken. Standaard staat hier de einddatum van het ingestelde seizoen. Als iemand gedurende het seizoen vertrekt vult u hier de datum in waarop de relatie vertrekt. 

Blok Standen

• In het blok Standen vult u de begin stand en de eindstand van de meter in. e-Captain rekent dan automatisch het verbruik uit. 

Blok vastrechten en heffingen

• In het blok Vastrechten en heffingen ziet u de verschillende vastrechten en heffingen staan. Afhankelijk van de instellingen in het Beheercentrum kunt u hier selecteren welke onderdelen van toepassing zijn.

Nadat u de wijzigingen heeft opgeslagen kunt u in het tabblad Afwezigheid een afwezigheid instellen voor de rest van het seizoen zodat u voor die periode een andere of nieuwe relatie aan het planobject (ligplaats etc.) kunt koppelen. 

Hoe u een afwezigheidsperiode instelt leest op op de pagina Afwezigheid relatie(object) instellen.

Eindafrekeningfactuur aanmaken

Voor het maken van de eindafrekeningfactuur wordt een speciaal factuursjabloon gebruikt. U kunt de eindafrekening niet combineren met andere te factureren artikelen.  Voor de eindafrekening kunt u zowel reguliere facturen als incassofacturen aanmaken.

• Selecteer in het Factureren dashboard de optie Facturen aanmaken of SEPA incasso aanmaken.
• Selecteer in het Tabblad Algemeen bij de optie Wat wilt u factureren? de keuze Maak eindafrekening.

• Klik op Volgende om naar stap 2 te gaan.

• Controleer het overzicht van de aan te maken facturen en vink de facturen aan welke u wilt aanmaken.

• Controleer het overzicht van te factureren artikelen en bevestig dat u de gegevens heeft gecontroleerd.
• Klik op Maak facturen om de eindafrekeningfacturen te maken.

• Klik op Afronden om terug te keren naar het Factureren dashboard.

Nog meer hulp nodig?