Importeren crediteuren (bedrijven)

Inhoudsopgave

Algemeen
Beschikbare velden
Voorbeeld bestanden
Excelbestand importeren

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

Algemeen

U kunt eenvoudig uw crediteuren in e-Captain importeren zodat u deze niet één voor één handmatig hoeft in te voeren. Personen en bedrijven (organisaties) dienen apart te worden geïmporteerd. U maakt voor personen en bedrijven (organisaties) dus een apart importbestand.

Naast de reguliere velden zoals de NAW-gegevens kunt u ook unieke gegevens (vrij velden) en kenmerken (groepen) importeren.

Crediteuren komen als relatie alleen in de boekhouding voor. U vindt uw crediteuren dus niet terug in uw leden/relatie overzicht.

Bij het importeren van crediteuren dient de eerste kolom in uw Excelbestand altijd de kolom Crediteurennummer te zijn.

Beschikbare velden

Voor het importeren van crediteuren kunt u onderstaande velden gebruiken. U treft deze ook aan in het voorbeeld bestand wat u kunt downloaden.

Algemene gegevens

Kolomnaam Excel	Mogelijke waarden
Crediteurennummer	Verplichte eerste kolom. Cijfers en/of letters, maximaal 12 karakters. Een lidnummer mag niet meerdere keren voorkomen.
Bedrijfsnaam	Naam van de organisatie
Vrije opgave contactpersoon	Naam van de contactpersoon of afdeling
KvK-nr	Kamer van Koophandelnummer
BTW-nr	BTW nummer van de organisatie.
Opmerkingen	Memo veld voor opmerkingen over de relatie
Taal	Taal waarin met de organisatie wordt gecommuniceerd.

Contactgegevens

Kolomnaam Excel	Mogelijke waarden
E-mail werk	E-mailadres werk/zakelijk
Mobiel werk	Telefoonnummer mobiel werk/zakelijk
Telefoon werk 1	Telefoonnummer werk/zakelijk
Telefoon werk 2	Telefoonnummer werk/zakelijk
Doorkiesnummer	Doorkiesnummer werk/zakelijk
Website werk	Website adres

Adresgegevens

De adresvelden in e-Captain zijn opgedeeld in bezoekadres, postadres en optioneel (op aanvraag) is er nog de mogelijkheid om een factuuradres toe te voegen.

Als u in uw Excel de kolomnamen Adres, Huisnummer, Postcode, Woonplaats, Land gebruikt dan worden deze automatisch gekoppeld aan het bezoekadres in e-Captain.

Kolomnaam Excel	Mogelijke waarden
Bezoekadres Straat	Straatnaam. Mag ook gecombineerd worden met huisnummer en huisnummertoevoeging.
Bezoekadres Huisnummer	Huisnummer
Bezoekadres Huisnr toevoeging	Huisnummer toevoeging (Bijvoorbeeld A, B of 3hg, etc.)
Bezoekadres Postcode	Postcode
Bezoekadres Plaats	Plaatsnaam
Bezoekadres land	Landnaam
Bezoekadres Gebouw	Gebouwnaam

Postadres Straat	Straatnaam of postbus. Mag ook gecombineerd worden met huisnummer en huisnummertoevoeging.
Postadres Huisnummer	Huisnummer
Postadres Huisnr toevoeging	Huisnummer toevoeging (Bijvoorbeeld A, B of 3hg, etc.)
Postadres Postcode	Postcode
Postadres Plaats	Plaatsnaam
Postadres Land	Landnaam
Postadres Gebouw	Gebouwnaam

Financiële gegevens

U kunt verschillende financiële gegevens importeren.

Incasso door crediteur	Ja / Nee
Banknummer 1	IBAN banknummer
BIC 1	BIC nummer behorend bij banknummer 1
Banknummer 2	IBAN banknummer
BIC 2	BIC nummer behorend bij banknummer 2
Betaaltermijn	Vul hier de betaaltermijn in die de crediteur hanteert.
Betaling fiatteren?	Ja / Nee
Negeer bij betaalbestand?	Ja / Nee
Voorkeursgrootboekrekening	Vul hier een voorkeursgrootboekrekening in waarop de de boekingen standaard in de boekhouding wilt boeken.
Voorkeurskostenplaats	Vul hier een voorkeurskostenplaats in waarop de de boekingen standaard in de boekhouding wilt boeken

Overige gegevens

Naast de standaard aanwezige velden is het ook mogelijk om eigen velden (Vrije velden) en kenmerken (Groepen) te importeren. Deze kunt u toevoegen aan uw Excelbestand of later aanvullend importeren. Op onderstaande helppagina's vind u een uitgebreide uitleg over het importeren van vrije velden en groepen.

Voorbeeld bestanden

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt. Dit Excelbestand kunt u hieronder downloaden.

Naam: 20250402-import-voorbeeld-bedrijven-crediteuren

Type: xlsx

Grootte: 14 kB

Download

Excelbestand importeren

U kunt uw Excelbestand in het beheercentrum importeren.

Ga in het Beheercentrum naar de categorie Importeren en selecteer het onderdeel Boekhouding.
Selecteer bij Boehouding de optie Importeren crediteuren (bedrijven).

Selecteer de optie Nieuwe relaties en selecteer vervolgens het Excel bestand op uw computer welke u wilt importeren.

Controleer de automatisch gekoppelde velden en koppel eventueel niet gekoppelde velden aan het bijbehorende e-Captain veld.

Kolom 1: Excel kolom	In deze kolom ziet u de velden zoals u die in uw Excel heeft aangemaakt.
Kolom 2: e-Captain veld	In deze kolom ziet u de corresponderende e-Captain velden. Indien e-Captain geen overeenkomstig veld heeft gevonden kunt u alsnog handmatig het juiste e-Captain veld selecteren
Kolom 3, 4 en 5: Voorbeeld	In deze kolommen ziet u de data uit uw Excel als voorbeeld zodat u kunt controleren of de velden allemaal kloppen.

In stap 3 controleert e-Captain de import. Als er fouten worden ontdekt ziet u hierover een melding verschijnen. Als u de fouten wilt negeren selecteert u de optie Doorgaan met fouten. Alleen de correcte regels worden dan geïmporteerd.

In stap 4 ziet u het resultaat van de import. Eventuele foutieve regels zijn niet geïmporteerd.

Klik op Afronden om het importeren af te ronden.

Nog meer hulp nodig?

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op: 2 april 2025