Importeren groepen (kenmerken)

Inhoudsopgave

Algemeen
Veld Plaats in de groep
Voorbeeld bestand
Excelbestand importeren

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

Algemeen

U kunt eenvoudig groepen (kenmerken) in e-Captain importeren zodat u deze niet één voor één handmatig hoeft in te voeren. Personen en bedrijven (organisaties) dienen apart te worden geïmporteerd. U maakt voor personen en bedrijven (organisaties) dus een apart importbestand.

Groepen worden gebruikt om extra kenmerken aan leden te koppelen. Als u generieke informatie van relaties wilt vastleggen dan kunt u hier eenvoudig groepen voor aanmaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan taken, functies, vaardigheden, interessegebieden, regio, etc.

Bij het importeren van groepen dient de eerste kolom in uw Excelbestand altijd de kolom Lidnr te zijn.

Veld Plaats in de groep

Voor het importeren van groepen voegt u de kolom Plaats in de [groepsnaam] toe aan uw Excelbestand. Het deel [groepsnaam] vervangt u dan door de naam van de groep. In de cellen voert u dan de groepsitems (kenmerken) in. Als een relatie meerdere groepsitems van dezelfde groep heeft dan herhaalt u de kolom met de extra waarde zoals in onderstaande tabel is aangegeven.

Lidnr	Plaats in de groep Kleur	Plaats in de groep Kleur	Plaats in de groep Kleur	Plaats in de groep Regio
1001	Groen	Geel	Blauw	Noord
1002	Rood	Paars		Midden
1003	Blauw			Noord

Voorbeeld bestand

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt. Dit Excelbestand kunt u hieronder downloaden. Let er wel op dat u voor personen en bedrijven een aparte Excel aanmaakt.

Naam: 20250411-import-voorbeeld-groepen

Type: xlsx

Grootte: 9 kB

Download

Excelbestand importeren

U kunt uw Excelbestand in het beheercentrum importeren.

Ga in het Beheercentrum naar de categorie Importeren en selecteer het onderdeel Leden.
Selecteer bij Leden de optie Importeren personen.

Selecteer de optie Aanvullende gegevens en selecteer vervolgens het Excel bestand op uw computer welke u wilt importeren.

Controleer de automatisch gekoppelde velden en koppel eventueel niet gekoppelde velden aan het bijbehorende e-Captain veld.

Kolom 1: Excel kolom	In deze kolom ziet u de velden zoals u die in uw Excel heeft aangemaakt.
Kolom 2: e-Captain veld	In deze kolom ziet u de corresponderende e-Captain velden. Indien e-Captain geen overeenkomstig veld heeft gevonden kunt u alsnog handmatig het juiste e-Captain veld selecteren
Kolom 3, 4 en 5: Voorbeeld	In deze kolommen ziet u de data uit uw Excel als voorbeeld zodat u kunt controleren of de velden allemaal kloppen.

In stap 3 controleert e-Captain de import. Als er fouten worden ontdekt ziet u hierover een melding verschijnen. Als u de fouten wilt negeren selecteert u de optie Doorgaan met fouten. Alleen de correcte regels worden dan geïmporteerd.