U heeft besloten met e-Captain te gaan werken als beheersysteem voor uw organisatie. Maar nu? Hoe gaat u te werk? Waar begint u? Op deze pagina helpen we u op weg met het inrichten van e-Captain zodat u dadelijk snel en makkelijk uw taken kunt uitvoeren en meer tijd over houd voor leuke dingen.
De basis van e-Captain zijn uw relaties, uw leden, donateurs, vrijwilligers, sponsors, etcetera. Maar om die in e-Captain te kunnen invoeren of importeren zijn er een aantal instellingen nodig. Ook zult u over een aantal zaken moeten nadenken hoe u die in e-Captain wilt inrichten, zoals bijvoorbeeld de contributie.
U kunt in e-Captain met meerdere gebruikers tegelijkertijd werken. Zo kunt u eenvoudig de verschillende taken binnen uw organisatie verdelen. De secretaris houdt zich bezig met het ledenbeheer terwijl de penningmeester de boekhouding doet.
U kunt in e-Captain een onbeperkt aantal gebruikers aanmaken. e-Captain kent een zeer uitgebreide rechtenstructuur waarbij u rechten kunt vastleggen in rollen of op individueel niveau. Op de pagina Gebruikers beheren leest u hoe u extra gebruikers kunt aanmaken en de rechten kunt instellen.
We beginnen met het invoeren van de relaties. U kunt uw relaties één voor één handmatig invoeren in het Ledenbeheer. Hoe u dat doet leest u op de pagina Een nieuwe relatie toevoegen.
Uiteraard kunt u ook uw relaties importeren. Naast het importeren van relaties kunt u ook diverse andere zaken importeren. Hoe u dat doet leest u op de pagina Importeren.
In e-Captain kunt u veel informatie over uw relaties kwijt. De basis zijn uiteraard de N.A.W.- en contactgegevens. Maar daarnaast kunt u ook extra informatie opslaan door slim gebruik te maken van extra vrije velden en groepen. U kunt ook altijd aanvullende informatie importeren.
Voor u relaties gaat importeren of invoeren is het goed om na te gaan welke type relaties u als organisatie kent. Hoe u onderscheid kan maken in verschillende type relaties leest u op de pagina Soorten relaties in e-Captain.
In het Beheercentrum van e-Captain kunt u allerlei zaken instellen voor de verschillende modules die u gebruikt. Om goed van start te kunnen gaan met e-Captain moet u onder andere de onderstaande zaken instellen.
We starten met het invoeren van de algemene gegevens van uw organisatie.
In de beveilingsinstellingen kunt u verschillende zaken instellen om uw gebruikers en uw data nog beter te beschermen.
Om te kunnen factureren en/of incasso's aan te maken moet u onder andere het verenigingsjaar instellen maar ook nog een aantal andere instellingen maken.
Ook voor de boekhouding moet u verschillende zaken instellen zoals onder andere uw grootboekschema. Voor het inrichten van de boekhouding hebben we een kort stappenplan uitgewerkt.
U kunt in e-Captain op verschillende manier omgaan met contributie. De meest eenvoudige manier is om te werken met de automatische contributie instellingen. Maar er zijn ook andere opties om uw contributie in te stellen.
In e-Captain wordt veelvuldig gebruik gemaakt van verschillende e-mailsjablonen. Bijvoorbeeld voor het versturen van facturen en herinneringen, aanmeldingen van nieuwe leden, aanmeldingen voor activiteiten, etc.. Deze sjablonen kunt u aanpassen aan de huisstijl van uw organisatie en voorzien van uw eigen teksten. U kunt ook eigen e-mailsjablonen aanmaken voor veel voorkomende e-mails of uw nieuwsbrief. Lees hiervoor de pagina Een e-mailsjabloon aanmaken door. In de e-mail templates kunt u ook variabelen gebruiken waarmee e-mails kunt personaliseren en informatie uit e-Captain kunt opnemen in uw mailings.
Als u bovenstaande heeft gedaan dan heeft u een basis waarop u e-Captain verder kunt inrichten voor uw organisatie. U kunt verder gaan met de Activiteiten module of uw website gaan maken met Websitebeheer bijvoorbeeld.
Kijk vooral even goed in dit online helpcentrum om u verder op weg te helpen. Heeft u toch nog vragen of advies nodig neem dan contact op met een van onze medewerkers.
e-Captain is een zeer uitgebreid ledenadministratie pakket. Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain. De trainingen vinden plaats op ons kantoor in 's-Hertogenbosch. Voor de basis trainingen kunt u zich via onze website inschrijven.
Naast de basis trainingen bieden we ook verenigingstrainingen aan waarbij we specifiek ingaan op uw eigen organisatie en de onderwerpen die voor u belangrijk zijn. Informeer hier naar bij een van onze medewerkers.
Dé ideale software oplossing om uw vereniging te ontzorgen en professionaliseren!
Hambakenwetering 15
5231 DD 's-Hertogenbosch
073 - 614 14 40
Haal meer uit e-Captain!
Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain.
