In e-Captain zijn er voor het aanmaken van een (nieuw) verenigingsjaar een aantal stappen die u moet doorlopen. Omdat niet iedere organisatie een kalenderjaar als verenigingsjaar of boekjaar gebruikt dient u jaarlijks zelf het nieuwe verenigingsjaar in te stellen. U kunt dus zelf bepalen wanneer uw verenigingsjaar start en wanneer uw boekjaar start. Beide hoeven niet synchroon te lopen maar kunnen van elkaar afwijken.
Om te kunnen factureren dient u jaarlijks het verenigingsjaar in te stellen.
| Facturatiedatum 1e kwataal / begin seizoen | Als uw verenigingsjaar begint op 1 januari dan vult u bij Facturatiedatum 1e kwartaal 01-01-[jaartal] in. Waarbij [jaartal] door u vervangen dient te worden met het nieuwe jaartal. |
| Facturatie 2e kwartaal | Facturatie 2e kwartaal is standaard de 1e van de 4e maand. Deze datum wordt gebruikt bij het in 4 termijnen factureren van artikelen. Ook als u geen kwartaal facturatie (in 4 delen) gebruikt moet u deze datum invullen. |
| Facturatie 3e kwartaal / half seizoen | Facturatie 3e kwartaal/half seizoen is standaard de 1e van de 7e maand. Deze datum wordt gebruikt bij het in 2 of in 4 termijnen factureren van artikelen. Ook deze datum moet u invullen. |
| Facturatie 4e kwartaal | Facturatie 4e kwartaal is standaard de 1e van de 10e maand. Deze datum wordt gebruikt bij het in 4 termijnen factureren van artikelen. Ook deze datum moet u invullen. Zie ook stap 2 om een nieuw factuurnummer voor het nieuwe jaar in te stellen. |
| Peildatum Leeftijdcontributie | Indien u werk met contributie op basis van leeftijd vergeet dan ook niet de peildatum in te stellen. |
Als u net start met e-Captain dient u ook het factuurnummer in te stellen. e-Captain nummert autotmatisch door op het ingestelde nummer. Afhankelijk van uw nummering stelt u jaarlijks een nieuw nummer in.
In hetzelfde scherm als bij stap 1 kunt u optioneel ook uw factuurnummer reeks met het nieuwe jaar laten beginnen. Bijvoorbeeld 2025000000. U kunt echter ook een geheel willekeurige cijferreeks gebruiken.
Als u het het factuurnummer met het jaartal laat beginnen adviseren wij u om na het jaartal 2025xxxxx minimaal 5 volgnummers te gebruiken in plaats van 4 om problemen met de Amerikaanse datum notatie te voorkomen.
Dé ideale software oplossing om uw vereniging te ontzorgen en professionaliseren!
Hambakenwetering 15
5231 DD 's-Hertogenbosch
073 - 614 14 40
Haal meer uit e-Captain!
Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain.
