Verwerken externe mutaties

Algemeen

Omdat de data in e-Captain de data van uw organisatie is vinden wij het belangrijk dat u zicht houdt op wijzigingen van buitenaf die van invloed zijn op de data in uw relatiebeheer. Hierbij kunt u denken aan de volgende situaties:

• Aanmeldingen van nieuwe leden via een formulier op uw website
• Inschrijvingen voor deelname aan activiteiten via uw website
• Wijziging van ledengegevens via het besloten ledenportaal Mijn Captain

Voor dergelijke wijzigingen wordt in e-Captain een externe mutatie klaar gezet.

Verwerken externe mutaties

Zolang u de externe mutaties niet verwerkt worden de gegevens ook niet overgenomen op de relatiekaart. Het is daarom belangrijk dat u regelmatig de externe mutaties verwerkt zodat uw data daarmee up-to-date is.

Op uw Leden dashboard ziet u direct of er externe mutaties voor u klaar staan.

• Klik op de optie Externe mutaties om naar het overzicht van de mutaties te gaan.

Kolom 1 - Naam	In deze kolom ziet u de naam van de relatie waar de mutatie betrekking op heeft.
Kolom 2 - Soort mutatie	In deze kolom ziet u de soort mutatie, bijvoorbeeld een nieuwe aanmelding, een mutatie van relatiegegevens of een aanmelding voor een activiteit.
Kolom 3 - Gewijzigd	In deze kolom ziet u de datum en tijdstip van de mutatie.
Kolom 4 - Lidsoort	In deze kolom ziet u van reeds bestaande leden het lidsoort.
Kolom 5 -	Als u op het tandwiel icoontje klikt kunt u kolommen uit- of aanzetten in het overzicht.

 

 

• Klik op de regel die u wilt gaan verwerken.

 

 

Externe mutatie	In dit deel ziet u de door de gebruiker opgegeven informatie.
	Met de schakelaar kunt u bepalen of u de desbetreffende gegevens wilt overnemen in uw relatiebeheer. Als u een schakelaar uit zet dan wordt die informatie genegeert en niet overgenomen in relatiebeheer.
Overeenkomstige relaties	In dit deel laat e-Captain u zien of er een overeenkomst is met een reeds bestaande relatie. Hiermee kunt u voorkomen dat u dubbele relaties in uw relatiebeheer krijgt.
	Met de knop Accepteer deze mutaties worden de ingevulde mutaties overgenomen in ledenbeheer. Bij een nieuwe relaties wordt dan automatisch een nieuwe relatiekaart aangemaakt. Bij een reeds bestaande relatie worden de oude gegevens overschreven door de nieuwe gegevens.
	Met de knop Weiger deze mutaties worden de ingevulde gegevens verwijderd en niet overgenomen in ledenbeheer. LET OP: een verwijderde mutatie kan niet worden teruggedraaid!

 

Gegevens samenvoegen met een bestaande relatie

Om te voorkomen dat u dubbele relaties in uw ledenbeheer krijgt kunt u met de externe mutaties de gegevens ook samenvoegen met een reeds bestaande relatieskaart.

In onderstaand voorbeeld ziet u een mutatie van Iris Donk welke door e-Captain als nieuwe aanmelding wordt gezien. 

Bij het verwerken van deze mutatie ziet e-Captain dat er overeenkomsten zijn met meerdere bestaande relaties. Als u ziet dat tussen deze relaties dezelfde persoon staat dan kunt u de mutatie samenvoegen met de bestaande relatiekaart. Zou u in dit venster de mutaties accepteren dan wordt voor deze relatie een nieuwe relatiekaart aangemaakt.

• Om de gegevens samen te voegen met de reeds bestaande relatiekaart klikt bij de Overeenkomstige relaties op de relatie waarvan u vermoed of weet dat het dezelfde relatie is. De gegevens van beide worden dan naast elkaar getoond zodat u kunt bepalen of dit inderdaad dezelfde relatie is.

Externe mutatie	In dit deel ziet u de door de gebruiker opgegeven informatie.
	Met de schakelaar kunt u bepalen of u de desbetreffende gegevens wilt overnemen in uw ledenbeheer. Als u een schakelaar uit zet dan wordt die informatie genegeert en niet overgenomen in ledenbeheer.
Bestaande relatie	In dit deel ziet u de gegevens van de reeds bestaande relatie zodat u de gegevens met elkaar kunt vergelijken..
	Met de knop Accepteer deze mutaties worden de ingevulde mutaties overgenomen in relatiebeheer. Bij de reeds bestaande relatie worden dan de oude gegevens overschreven door de nieuwe gegevens.
	Met de knop Weiger deze mutaties worden de ingevulde gegevens verwijderd en niet overgenomen in relatiebeheer. LET OP: een verwijderde mutatie kan niet worden teruggedraaid!
	Met de knop Kies andere relatie kunt u een andere relatie selecteren uit uw relatiebeheer om de gegevens te vergelijken en eventueel samen te voegen.

Indien het toch niet een bestaande relatie blijkt te zijn kunt u met de knop Vorige terugkeren naar overzicht van de externe mutaties en de mutatie als een nieuwe relatie behandelen.

Externe mutatie: relatiegegevens

Indien een relatie gegevens wijzigt via het besloten ledenportaal (Mijn Captain) of de leden app (Cappie) dan wordt daarvan ook een externe mutatie klaar gezet. Op die manier kunnen uw relaties eenvoudig zelf hun gegevens up-to-date houden en hoeft u alleen maar de mutaties te controleren en te verwerken.

• Klik op de mutatie om te zien welke gegevens zijn aangepast en om deze te verwerken.

Externe mutatie	In dit deel ziet u de door de gebruiker opgegeven informatie.
	Met de schakelaar kunt u bepalen of u de desbetreffende gegevens wilt overnemen in uw relatiebeheer. Als u een schakelaar uit zet dan wordt die informatie genegeert en niet overgenomen in relatiebeheer.
Bestaande relatie	In dit deel ziet u de gegevens van de reeds bestaande relatie zodat u de gegevens met elkaar kunt vergelijken..
	Met de knop Accepteer deze mutaties worden de ingevulde mutaties overgenomen in relatiebeheer. Bij de reeds bestaande relatie worden dan de oude gegevens overschreven door de nieuwe gegevens.
	Met de knop Weiger deze mutaties worden de ingevulde gegevens verwijderd en niet overgenomen in relatiebeheer. LET OP: een verwijderde mutatie kan niet worden teruggedraaid!

Externe mutatie: aanmelding activiteit

Indien iemand zich aanmeld voor een activiteit wordt ook hiervan een externe mutatie klaargezet. Doorgaans zult u deze mutaties altijd accepteren.

• Klik op de mutatie om te zien welke gegevens zijn aangepast en om deze te verwerken.

Externe mutatie	In dit deel ziet u de door de gebruiker opgegeven informatie.
	Met de schakelaar kunt u bepalen of u de desbetreffende gegevens wilt overnemen in uw relatiebeheer. Indien u de gegevens niet overneemt dan wordt de persoon verwijderd van de deelnemerslijst bij de activiteit.Als u een schakelaar uit zet dan wordt die informatie genegeert en niet overgenomen in ledenbeheer.
Bestaande relatie	In dit deel ziet u de gegevens van de reeds bestaande relatie zodat u de gegevens met elkaar kunt vergelijken..
	Met de knop Accepteer deze mutaties worden de ingevulde mutaties overgenomen in relatiebeheer. Bij de reeds bestaande relatie worden dan de oude gegevens overschreven door de nieuwe gegevens.
	Met de knop Weiger deze mutaties worden de ingevulde gegevens verwijderd en niet overgenomen in relatiebeheer. LET OP: een verwijderde mutatie kan niet worden teruggedraaid!

 

 

Een mutatie van een activiteit die reeds is gefactureerd en/of (online) betaald kunt u niet weigeren. Die kunt u alleen accepteren.

twee relatiekaarten samenvoegen

Soms komt het toch voor dat relaties dubbel (of zelfs meerdere keren) voor komen in e-Captain. U kunt dan via het beheercentrum relatiekaarten samenvoegen.

Hoe u relatiekaarten samenvoegt leest u op de pagina Relatiekaarten samenvoegen.

Nog meer hulp nodig?