Inleiding zelfwerkzaamheid

Algemeen

Met de module zelfwerkzaamheid kunt u registreren welke personen werkuren hebben gemaakt t.b.v. uw organisatie. Met deze module heeft u de mogelijk om een “borg” in rekening te brengen om er vanuit te kunnen gaan dat leden ook collectief de uren maken die zijn voorgeschreven bij uw organisatie. Zijn de uren niet gemaakt dan zijn er verschillende manier om de borg wel of niet terug te betalen.

Ook is het mogelijk om zelfwerkzaamheid te stimuleren door leden zelf in te laten schrijven op werkzaamheden. Leden die dat doen hebben “voorlopig” een vrijstelling ten aanzien van het betalen van de borg. Worden de uren in deze situatie echter niet gemaakt (dat blijkt bij de eindafrekening) dan zullen de uren alsnog bij het lid in rekening worden gebracht.

De bedragen die de leden betalen voor de zelfwerkzaamheid, krijgen zij normaal ook terug als zij daadwerkelijk de uren gemaakt hebben. In de meest gunstige situatie betaald de vereniging ook meeruren uit aan leden die extra veel inzet tonen en de werkzaamheden uitvoeren die anders aan externe personen worden uitbesteed. Zelfwerkzaamheid kan dus naast incasseren van leden ook uitbetalen aan leden.

Zelfwerkzaamheid bestaat uit een aantal stappen

1. het aantal uur dat een lid moet werken vanuit de vereniging gezien
2. voor welke taken de uren gebruikt worden (definitie functies/werkzaamheden)
3. het aantal uur dat vooraf ingeschreven is voor zelfwerkzaamheid door het lid
4. het aantal uur dat gemaakt (geregistreerd) is voor het lid
5. Het afrekenen van de uren (factureren of betalen) naar het lid

Randvoorwaarden

Er zijn een aantal randvoorwaarden voor zelfwerkzaamheid.

• Uren moeten decimaal ingevoerd worden. Dus 90 minuten is 1,5 uur.
• Alleen relaties die voldoen aan alle van onderstaande eisen kunnen zelfwerkzaamheiduren gefactureerd en/of uitbetaald krijgen:
  • De relatie is een debiteur
  • De relatie is niet overleden
  • De relatie is een lid
  • De startdatum op tabblad lidmaatschap is leeg of ligt voor de einddatum van de zelfwerkzaamheidperiode
  • De stopdatum op tabblad lidmaatschap is leeg of ligt na de einddatum zelfwerkzaamheidperiode

Gefactureerd wordt er verder alleen indien de voor deze relatie van toepassing zijnde regel een aantal uur groter dan 0 en een gekoppeld artikel met een tarief groter dan 0 (zie hiervoor onderhoud per groep/soort lid/leeftijd)

Er wordt dus in het artikelbestand een artikelregel aangemaakt met het bedrag per uur dat als borg wordt verlangd door de vereniging om er zorg voor te dragen dat iedereen de uren ook daadwerkelijk maakt.

Het betalen van meeruren gebeurt als men aan de algemene eisen voldoet en er aan de betreffende zelfwerkzaamheidregel een meeruren artikel is gekoppeld met een tarief groter dan 0. Daarnaast moet men uiteraard meer uren gewerkt hebben dan de standaard uren.

In te stellen mogelijkheden

Voor de zelfwerkzaamheid kunt u kiezen uit een aantal verschillende rekenmethodes waarop gefactureerd wordt.

Optie 1:  “Vooraf factureren, terugbetalen als uren gemaakt zijn”

Bij de optie “Vooraf factureren, terugbetalen als uren gemaakt zijn” kan je met de functie “Vooruit factureren” de uren factureren die men moet maken. Gedurende de zelfwerkzaamheidsperiode kunt u met de functie “Crediteren vooruit betaalde uren” de leden die de uren gemaakt hebben terugbetalen. Zodra de zelfwerkzaamheidsperiode afgelopen is en alle urenregistraties zijn ingevoerd, kunt u met de knop “Factureren eindafrekening” alle uren terugbetalen die vooruit zijn betaald. Daarna worden ook eventuele overuren betaald.

Optie 2:  "Vooraf factureren, gemaakte uren terugbetalen"

Bij deze optie worden vooraf de uren gefactureerd die leden moeten maken. Na afloop van de zelfwerkzaamheid periode krijgen leden het bedrag terug voor de daadwerkelijk gemaakte uren, ook als dit minder is dan het vereiste aantal uren. (deze optie is verder identiek aan “Vooraf factureren, terugbetalen als uren gemaakt zijn”).

Optie 3: "Na inschrijftermijn factureren, terugbetalen als uren gemaakt zijn"

Bij deze optie worden de uren pas na de inschrijftermijn gefactureerd. Nadat de inschrijvingen zijn afgesloten, worden alle inschrijvingen voor "zelfwerkzaamheid relevante" activiteiten en bardiensten opgeteld. Als het totaal aantal ingeschreven uren lager is dan het vereiste aantal uren verminderd met een marge, wordt het lid gefactureerd voor de volledige te maken uren. Gemaakte uren worden bij de berekening niet meegenomen, tenzij het aantal geregistreerde uren hoger is dan het aantal ingeschreven uren. Terugbetalingen en over uren worden na afloop van de periode op basis van urenregistratie afgehandeld.

Optie 4: "Na inschrijftermijn niet ingeschreven uren factureren"

Bij de optie "Na inschrijftermijn niet ingeschreven uren factureren" betaal je vooraf voor het tekort aan ingeschreven uren. Na afloop worden de gemaakte uren terugbetaald, maar als je minder uren hebt gewerkt dan ingeschreven, krijg je een factuur voor het verschil. Bijvoorbeeld, als je voor 10 uur bent ingepland maar je schrijft je in voor 8 uur, ontvang je een factuur voor 2 uur na de inschrijftermijn. Werk je 10 uur, worden die 2 uren terugbetaald. Werk je maar 6 uur, krijg je een factuur voor nog eens 2 uur.

Optie 5: "Na afloop periode uren tekort factureren"

Er is geen facturering vooraf. Na afloop wordt bekeken wie te weinig heeft gewerkt en het tekort wordt gefactureerd (indien artikel tarief groter is dan 0). Ook de over uren worden dan uitbetaald.

Optie 6: "Factureer niet geweest"

Bij deze optie worden te werken uren normaal aangemaakt en gekoppeld aan een artikel voor 1 uur. Voeg kolommen “ZW ingeschreven” en “ZW te werken” toe in het ledenbeheer om te zien wie te weinig is ingeschreven. Als iemand niet aanwezig is, registreer dan “Niet geweest” en kies in het beheercentrum voor “factuur niet geweest” om artikelregels aan te maken. Over uren worden niet uitbetaald. Als een lid uren wil afkopen, maak een werksoort “afgekocht” en een afkoopartikel aan. Koppel dit artikel bij ontvangst van het afkoopverzoek en registreer de uren onder “afgekocht.”

Nog meer hulp nodig?