In Nederland is het voor verblijfsaccommodaties zoals jachthavens, campings, hotels, B&B's, etc. verplicht om een nachtregister bij te houden.
Hulpdiensten
In geval van calamiteiten moeten hulpdiensten snel kunnen achterhalen wie er aanwezig is.
Toeristenbelasting
Het nachtregister is ook nodig voor de inning van toeristenbelasting door de gemeente.
Controle
Gemeenten kunnen het register controleren om te zien of de accommodatie de regels naleeft.
Politie of justitie
In het kader van een strafrechtelijk onderzoek kan de politie of justitie een gastenlijst opvragen.
Een kopie van het identiteitsbewijs maken is meestal niet toegestaan, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering. Een gast dient zich vaak wel te legitimeren.
Er is geen landelijke bewaarplicht, maar de gebruikelijke bewaartermijn is 1 jaar, tenzij de gemeentelijke APV of de Belastingsdienst anders vereist (bijvoorveeld 7 jaar bij verhuur).
Het niet bijhouden van een nachtregister kan leiden tot boetes.
De wettelijk verplchte gegevens voor de registratie in gasten-of passantenlijsten in Nederland zijn niet centraal vastgelegd in één landelijke wet, maar volgen uit een combinatie van wetgeving en gemeentelijke verordeningen:
| Gegeven | Verplicht | Wettelijke of bestuursrechtelijke basis |
| Naam hoofdgast/passant | Ja | WID + APV + Toeristenbelastingverordering |
| Woonadres en plaats | Ja | APV + belastingcontrole |
| Nationaliteit | Ja | WID + grensbewaking, met name bij buitenlandse gasten |
| Aankomstdatum | Ja | Toeristenbelastingverordering |
| Vertrekdatum | Ja | Voor verblijfsregistratie + belasting |
| Aantal personen | Ja | Toeristenbelastingverordering |
| Soort legitimatiebewijs | Ja | WID (paspoort, ID kaart of rijbewijs) |
| Registratie vaartuig (jachthavens) | Ja | APV + havenreglement |
| Verblijfsvorm | Registratie verplicht? | Identificatie tonen? | Toeristenbelasting | Inschrijving BRP nodig | Bijzonderheden |
| Hotel | Ja | Ja | Ja | Nee | Gastenkaart met, ID-type, aankomst/vertrek. Geen kopie ID toegestaan. |
| Camping / bungalowpark | Ja | Ja | Ja | Nee | Vaak digitale check-in |
| Vakantiehuis (Airbnb e.d.) | Ja (voor verhuurder) | Ja (soms) | Ja | Nee | Gemeente kan meldtplicht opleggen (bijv. Amsterdam: registratienummer verplicht) |
| Bed & Breakfast | Ja | Ja | Ja | Nee | |
| Woonboot / recreatieschip (langer > 4 mnd) | Ja | Ja | Ja | Ja (indien hoofdadres) | Bij langdurig verblijf op één locatie verplicht BRP-inschrijving. |
| Passantenhaven / Jachthaven (kort verblijf) | Ja | Ja | Ja | Nee | Meldingsplicht bij aankomst. Registratie schip en schipper. |
| Seizoensplaats (haven/camping) | Ja | Ja | Ja (soms forfaitair) | Nee (meestal) | Niet als woonadres geldig tenzijn permanente bewoning toegestaan is. |
| Camperplaats / parkeerplaats met overnachting | Ja | Ja | Ja | Nee | Gemeentelijke registratieplicht verschilt. |
| Noodopvang (bijv. opvang asielzoekers) | Ja | Ja | Nee | Ja (indien langer >4 mnd) | Wordt vaak centraal geregistreerd (COA, gemeente) |
| Vrienden/familie logeren (privéwoning) | Nee | Nee | Nee | Nee | Alleen bij verblijf langer dan 4 mnd verplicht tot inschrijving BRP |
| Logeren op eigen schip in eigen ligplaats | Nee | Nee | Nee | Nee (tenzij hoofdverblijf) | Let op: gemeente kan toetsingskader stellen bij permanente bewoning. |
| Permanente bewoning op camping | Ja | Ja | Nee | Ja | Alleen toegestaand op woonbestemde kavels (niet op recreatiegrond) |
Een aantal gegevens mag u niet vastleggen zonder wettelijke grond.
| Gegeven | Toegestaan | Reden |
| Kopie ID-bewijs | Verboden | AVG + WID; tenzij uitdrukkelijke wettelijke plicht (niet bij verblijfsregistratie) |
| BSN (Burgerservicenummer) | Verboden | Mag niet verwerkt worden volgens de AVG |
| Geboortedatum | Nee | Niet standaard vereist bij registratie; tenzij vereist in de APV |
| Gezondheids-, geloofs- of politieke gegevens | Verboden | Mag niet verwerkt worden volgens de AVG |
We hebben een aantal handige links verzamelt met informatie en artikelen over gastenregistratie en toeristenbelasting.
Dé ideale software oplossing om uw vereniging te ontzorgen en professionaliseren!
Hambakenwetering 15
5231 DD 's-Hertogenbosch
073 - 614 14 40
Haal meer uit e-Captain!
Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain.
