Bij veel (sport)verenigingen worden sleutels of (toegangs)pasjes verstrekt aan leden om die leden toegang te geven tot het terrein en/of bepaalde ruimtes. Om de uitgifte van de sleutels te administreren kunt u de sleutels en passen als relatieobject in e-Captain koppelen aan uw leden.
Het venster om een nieuw Relatieobjecttype toe te voegen bestaat uit 2 tabbladen:
In het tabblad Relatieobject stelt u de basisgegevens in van het relatieobjecttype.
| Objecttype | Vul hier de naam van het objecttype in. |
| Naam | Dit veld wordt automatisch aangemaakt. Hier kan later de naam of het merk van het relatieobject worden ingevoerd. |
| Nummer | Dit veld wordt automatisch aangemaakt. Bij het toevoegen van een sleutel kunt u hier het sleutelnummer invullen |
| Afmetingen | Hier selecteert u de optie Geen. |
| Soort object | Selecteer hier Sleutel als object. Wilt u een RFID pas of tag vastleggen kies dan voor het object Pasje. |
| Sportief/recreatief vraag stellen | Deze instelling is niet van toepassing. |
In het blok Wat mogen gebruikers in Mijn Objecten kunt u aangeven of de gebruikers via het besloten ledenportaal Mijn Captain zelf relatieobjecten mogen toevoegen, bewerken of verwijderen. Deze opties schakelt u allemaal uit!
In het tabblad Vrije velden kunt u extra velden definiëren die u van de sleutel wilt vastleggen. U heeft hierbij de keuze uit verschillende type velden:
Deze vrije velden kunt u gebruiken om bijvoorbeeld de uitgave- en innamedatum vast te leggen. Of te registreren of er borg in rekening is gebracht.
Als u voor de uitgifte van sleutels, pasjes of tags een borg bedrag in rekening brengt dan kunt u hiervoor een artikel aanmaken bij Artikelen.
Voor een borg artikel vult u minimaal de velden Artikelnaam, Grootboekrekening en Prijs in. Let op dat de grootboekrekening een zogenaamde balansrekening is. Borg is namelijk geen omzet!
Als u een sleutel, pasje of tag uitgeeft aan een lid dan gaat op op de relatiekaart naar het tabblad Objecten. Het tabblad Objecten bestaat uit drie tabbladen:
Nadat u de sleutel als relatieobject heeft toegevoegd kunt u in het tabblad Artikelen het borg artikelen koppelen zodat de borg gefactureerd (of geïncasseerd) kan worden.
Als een lid de sleutel weer inlevert dan gaat u weer naar het tabblad Objecten en bewerkt u het sleutel object.
Nadat u de sleutel heeft ingenomen kunt u in het tabblad Artikelen het borg artikel te koppelen zodat de borg gecrediteerd kan worden.
Het negatief artikel zal bij het factureren/incasseren in mindering worden gebracht op de factuur. Als u uitsluitend het negatieve artikel factureert dan wordt hier automatisch een creditfactuur voor aangemaakt.
Om inzicht te houden in welke sleutel in omloop zijn kunt u in de Rapportgenerator een rapport maken.
Omdat een sleutel een relatieobject is kunt u ook sleutels met behulp van een Excelbestand importeren. Hoe u relatieobjecten importeert leest u op de pagina Importeren relatieobjecten.
Op basis van het bovenstaande voorbeeld hebben we een voorbeeld Excelbestand gemaakt. Dit Excelbestand kunt u hieronder downloaden.
Dé ideale software oplossing om uw vereniging te ontzorgen en professionaliseren!
Hambakenwetering 15
5231 DD 's-Hertogenbosch
073 - 614 14 40
Haal meer uit e-Captain!
Wij bieden verschillende basis trainingen aan waarbij u op toegankelijke wijze leert werken met e-Captain.
