Inkoopfacturen uploaden

Algemeen

Met de module Scan & Herken kunt u inkoopfacturen en bonnetjes uploaden en doorboeken in de boekhouding. U hoeft dan geen inkoopfacturen meer handmatig in te boeken. U uploadt uw inkoopfacturen of bonnetjes naar e-Captain en e-Captain ontleedt uw facturen zodat u ze eenvoudig en snel kunt doorboeken.

U kunt op verschillende manieren eenvoudig een inkoopfactuur naar e-Captain sturen voor Scan & Herken.

• Stuur de e-mail met de inkoopfactuur door naar het speciale e-mailadres dat wordt getoond bij Scan & Herken.
• Sleep de PDF vanuit je e-mailprogramma naar het uploadvak van e-Captain.
• Sleep de PDF vanuit uw verkenner naar het uploadvak van e-Captain.
• Kies voor de optie Bestand zoeken om de PDF op uw computer te selecteren.

Het is ook mogelijk om een UBL factuur, een digitale factuur in XML formaat, in Scan & Herken te uploaden voor verwerking.

Inkoopfactuur uploaden

Om inkoopfacturen of bonnetjes te scannen en door te boeken in de boekhouding gaat u naar het Boekhouding dashboard.

• Selecteer in het Boekhouding dashboard de optie Scan & Herken.

• Sleep vanuit uw verkenner de inkoopfactuur naar het grijze vlak of klik op de knop Zoek een bestand om de inkoopfactuur te uploaden.

Het bestand wordt door e-Captain ontleed. Dat proces kan even duren.

Inkoopfactuur e-mailen

In plaats van een inkoopfacturen te uploaden naar e-Captain kunt u een inkoopfactuur ook per e-mail naar e-Captain sturen. De factuur wordt dan automatisch ontleed en klaar gezet voor verdere verwerking.

Zowel in het uploadvenster als in het Beheercentrum vindt u het unieke e-mailadres waar u uw inkoopfacturen naar toe kunt sturen. In het Beheercentrum vindt u aanvullende instellingen voor het e-mailen van inkoopfacturen.

Inkoopfactuur controleren

Als e-Captain klaar is met het ontleden van de inkoopfactuur ziet u de factuur klaar staan in het tabblad Te controleren.

• Klik op het bewerken icoon om de inkoopfactuur te openen.

• Controleer de inkoopfactuur zoals e-Captain deze heeft ontleed. U kunt de inkoopfactuur aan een bestaande crediteur koppelen of er een nieuwe crediteur voor aanmaken. 

• Klik op Volgende om verder te gaan.

• Klik op Doorgaan om verder te gaan.

Inkoopboeking controleren

Nadat u de inkoopfactuur heeft gecontroleerd maakt e-Captain automatisch de boeking in het dagboek Inkoop voor u aan. U hoeft deze alleen nog te controleren en waarnodig aan te vullen.

• Controleer de inkoopboeking en vul indien nodig de juiste grootboekrekening in en de fiatteringsgegevens.

• Klik op Opslaan om de boeking op te slaan.

Nog meer hulp nodig?