Voorkomen dat een mailing in een spamfilter beland

Algemeen

Via e-captain kunt u mailings versturen naar uw relaties. Als u via e-Captain mailings verstuurd dan zult u als afzend e-mailadres uw verenigings domeinnaam willen gebruiken. Dat kan uiteraard! Echter e-mails die via e-Captain worden verstuurd worden vanaf ons domein (e-captain.nl) verstuurt namens uw domein (uwdomeinnaam.nl). Als ons domein niet is geautoriseerd om namens uw eigen domeinnaam te mogen e-mailen dan is de kans groot dat de e-mails (met name bij bijvoorbeeld Gmail en Outlook) in een spamfilter of ongewenste mail terechtkomen.

Authenticatie van uw domeinnaam

Om zo veel mogelijk te voorkomen dat mailings die u met e-Captain verstuurt als SPAM worden gezien is het noodzakelijk dat er een authenticatie wordt ingesteld waarmee u e-Captain autoriseert om e-mails namens uw eigen domeinnaam te mogen versturen.

Deze authenticatie geeft de ontvanger meer zekerheid over de afzender en de inhoud van uw e-mails en daarmee een extra reden om de e-mails te vertrouwen.

Voor deze authenticatie gebruiken wij SPF en DKIM. Eventueel kan ook nog DMARC ingesteld worden. Voor domeinnamen die wij namens klanten beheren voegen wij voor u zowel een SPF als DKIM record toe in de DNS. 

Van bijvoorbeeld Gmail (Google) is bekend dat zij voor bulkmailings eisen dat zowel SPF als DKIM bij de verzender is ingesteld. Voldoet een afzender niet aan deze eis dan worden de e-mails door Gmail geblokkeerd.

We zullen in het kort uitleggen wat SPF en DKIM voor u doen.

SPF record (Sender Policy Framework)

SPF staat voor Sender Policy Framework. Kort gezegd staat hier vermeld welke mailservers er namens uw domein e-mail mogen versturen. Staat uw domeinnaam bij ons dan hebben wij onze e-Captain servers in uw SPF record gezet. Zo kunt u zonder problemen een mailing versturen vanuit e-Captain.

Voorbeeld van een TXT SPF record voor in de DNS van uw domeinnaam:

v=spf1 a mx include:spf.e-captain.nl ~all

Heeft u uw domeinnaam niet via ons geregistreerd dan is het belangrijk dat uw huidige SPF record wordt uitgebreid met: include:spf.e-captain.nl. Vraag aan de provider waar uw domeinnaam geregistreerd is om include:spf.e-captain.nl in het SPF record toe te voegen. Indien e-Captain niet in het SPF record van uw domain staat, dan krijgt alle mail die via de mailing module wordt verzonden een straf punt en wordt de kans dat uw mailing als spam wordt beschouwd groter.

Er mag maar één SPF record aanwezig zijn in de DNS. U moet dus geen twee aparte SPF records aanmaken maar slechts één SPF record aanmaken of het bestaande SPF record uitbreiden zoals in onderstaand voorbeeld!

v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:spf.e-captain.nl ~all

Als u uw domeinnaam naar ons verhuist of bij ons registreert dan stellen wij voor u zowel het SPF record als DKIM record in. Daarmee verlagen we de kans dat uw verzonden e-mail vanuit e-Captain als spam wordt gezien.

DKIM record (DomainKeys Identified Mail)

DKIM staat voor DomainKeys Identified Mail en is een manier om te verifiëren dat een e-mail die namens uw domein wordt verstuurd, via uw domein verstuurd mag worden.

DKIM voegt een unieke digitale handtekening toe aan de e-mails die u via e-Captain verstuurt. Deze handtekening bevestigt dat de e-mails echt van uw domeinnaam afkomstig zijn. Hierdoor kan er onderweg niets aan het bericht worden toegevoegd of worden veranderd. De ontvangende e-mailserver kan aan de hand van de handtekening controleren of het bericht correct is.

Als u uw domeinnaam naar ons verhuist of bij ons registreert dan stellen wij voor u zowel het SPF record als DKIM record in. Daarmee verlagen we de kans dat uw verzonden e-mail vanuit e-Captain als spam wordt gezien.

Als u uw domeinnaam zelf beheert dan kunt u bij een van onze medewerkers de zogenaamde DKIM sleutel opvragen. Deze kunt u dan zelf in de DNS van uw domeinnaam toevoegen.

DMARC record (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)

DMARC staat voor Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance en is een derde optie als het gaat om authenticatie uw e-mails. In een DMARC record geeft u aan wat er moet gebeuren als uw e-mails niet aan uw eisen voldoen en dus niet door een SPF- of DKIM test komen. Er zijn daarin drie keuzes:

• Niks doen. Dit is de minst veilige instelling maar vaak de instelling waarmee u begint. In de rapportages die u ontvangt kunt u wel zien of iets of iemand misbruik maakt van uw domeinnaam.
• Als spam markeren. Met deze instelling worden e-mails die niet door een SPF en/of DKIM controle komen als spam gemarkeerd. Op basis hiervan kan de ontvangende mailserver bijvoorbeeld besluiten de e-mail in de map ongewenste mail te plaatsen.
• Weigeren. Dit is de meeste strenge instelling. Als een e-mail niet door een SPF en/of DKIM controle komt dan worden deze geweigerd en dus niet bij de ontvanger afgeleverd.

Een voorbeeld van een DMARC record:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:stroper-cramd.[antispam].@voorbeeld.nl;

De twee eerste parameters (v en p) zijn verplicht. De v-parameter geeft het protocol aan en de p-parameter het ingestelde beleid. Met de derde parameter (rua) stelt u het e-mailadres in waar de rapportages over de e-mails naar te moeten worden gestuurd. Deze rapportages bevatten informatie over e-mails die niet hebben voldaan aan uw ingestelde beleid. Daarnaast zijn er nog andere optionele parameters die we hier verder niet benoemen.

Als u net start met DMARC authenticatie dan is het belangrijk om dit geleidelijk op te schalen. Begin dus niet meteen met "weigeren" maar begin met "niets doen". Kijk dat een tijdje aan en schaal daarna op naar "als spam markeren". Schaal eventueel later nog verder op naar "weigeren". 

Mailings versturen? Let op de afzender!

Als u een mailing verstuurt is het verstandig om goed te letten op de afzender van de mailing. Stuur geen mailings vanuit uw persoonlijke e-mailadres maar alleen vanuit adressen die eindigen met uw (verenigings)domein. Als u namelijk een mailing verstuurd namens bijvoorbeeld een Gmail adres dan zal de spam score direct hoog zijn omdat de e-Captain servers niet namens Gmail mogen mailen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld Hotmail, KPNmail, Ziggo, Casema, etc. adressen. 

Kort samengevat

• Gebruik altijd een eigen verenigingsdomeinnaam als afzendadres.
• Staat uw domeinnaam bij ons, dan hoeft u niets te doen. Wij doen de benodigde aanpassingen (SPF en DKIM) voor u.
• Staat uw domeinnaam niet bij ons, maar stuurt u e-mail vanuit e-Captain dan dient u zelf het SPF en DKIM record bij uw provider in te stellen. 
• Stuur geen mailings namens de vereniging met uw persoonlijke e-mailadres (Gmail, Hotmail, etc.).

Nog meer hulp nodig?