Voorkomen dat een mailing in een spamfilter beland

Algemeen

Via e-captain kunt u mailings versturen naar uw relaties. E-mails die via e-Captain worden verstuurd worden vanaf ons domein (e-captain.nl) verstuurt namens uw domein (vereniging.nl). Als ons domein niet is geautoriseerd om namens uw eigen domeinnaam te mogen e-mailen dan zullen de e-mails (met name bij bijvoorbeeld Gmail en Outlook) in een spamfilter of ongewenste mail terechtkomen.

Door een zogenaamd SPF record aan te maken in de DNS van uw domeinnaam (vereniging.nl) autoriseert u e-Captain om e-mail namens uw eigen domein te verzenden. Hierdoor verkleint u de kans dat mail verzonden via e-Captain in een spamfilter beland.

Om te voorkomen dat e-mail als spam wordt aangemerkt heeft e-Captain een aantal mogelijkheden. Voor domeinnamen die wij namens klanten beheren voegen wij voor u een zogenaamd SPF en DKIM record toe in de DNS. We zullen in het kort uitleggen wat dit voor u doet.

Sender Policy Framework (SPF)

SPF staat voor Sender Policy Framework. Kort gezegd staat hier vermeld welke mailservers er namens uw domein e-mail mogen versturen. Staat uw domeinnaam bij ons dan hebben wij onze e-Captain servers in uw SPF record gezet. Zo kunt u zonder problemen een mailing versturen vanuit e-Captain.

Voorbeeld van een TXT SPF record voor in de DNS van uw domeinnaam:

v=spf1 a mx include:spf.e-captain.nl ~all

Heeft u uw domeinnaam niet via ons geregistreerd dan is het belangrijk dat uw huidige SPF record wordt uitgebreid met: include:spf.e-captain.nl. Vraag aan de provider waar uw domeinnaam geregistreerd is om include:spf.e-captain.nl in het SPF record toe te voegen. Indien e-Captain niet in het SPF record van uw domain staat, dan krijgt alle mail die via de mailing module wordt verzonden een straf punt en wordt de kans dat uw mailing als spam wordt beschouwd groter.

Er mag maar één SPF record aanwezig zijn in de DNS. U moet dus geen twee aparte SPF records aanmaken maar slechts één SPF record aanmaken of het bestaande SPF record uitbreiden zoals in onderstaand voorbeeld!

v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:spf.e-captain.nl ~all

DomainKeys Identified Mail (DKIM)

DKIM is een manier om te verifiëren dat een e-mail die namens uw domein wordt verstuurd, via uw domein verstuurd mag worden. Over elke e-mail die vanuit e-Captain namens uw domein wordt verstuurd, wordt een digitale handtekening berekend. Hierdoor kan er onderweg niets aan het bericht worden toegevoegd of worden veranderd. De ontvangende e-mailserver kan aan de hand van de handtekening controleren of het bericht correct is.

Als u uw domeinnaam naar ons verhuist of bij ons registreert dan regelen wij dit voor u. Door zowel SPF als DKIM te implementeren verlagen we de kans dat uw verzonden e-mail vanuit e-Captain als Spam wordt gezien.

Mailings versturen? Let op de afzender

Als u een mailing verstuurt is het verstandig om goed te letten op de afzender van de mailing. Stuur geen mailings vanuit uw persoonlijke e-mailadres maar alleen vanuit adressen die eindigen met uw (verenigings)domein. Als u namelijk een mailing verstuurd namens bijvoorbeeld een Gmail adres dan zal de spam score direct hoog zijn omdat de e-Captain servers niet namens Gmail mogen mailen.

Kort samengevat

• Staat uw domeinnaam bij ons, dan hoeft u niets te doen. Wij doen de benodigde aanpassingen (SPF en DKIM) voor u.
• Staat uw domeinnaam niet bij ons, maar stuurt u e-mail vanuit e-Captain dan dient u zelf het SPF record bij uw provider inte stellen. Voeg dan include:spf.e-captain.nl aan het SPF record in de DNS van uw domeinnaam.
• Stuur geen mailing namens de vereniging met uw persoonlijke e-mailadres.

Nog meer hulp nodig?