Importeren grootboekrekeningen

Inhoudsopgave

Algemeen
Beschikbare velden
Voorbeeld bestand
Excelbestand importeren

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

Algemeen

Als u gaat werken met de boekhouding van e-Captain kunt u er voor kiezen om het standaard boekhoudschema van e-Captain te gebruiken. Maar u kunt ook uw eigen schema gebruiken. Uw eigen schema kunt u importeren in e-Captain. Het importeren van uw eigen boekhoudschema gaat in drie stappen:

Als u, uw eigen schema heeft geïmporteerd dient u nog verschillende andere instellingen te maken voordat u de boekhouding kunt activeren en gebruiken.

Beschikbare velden

Voor het importeren van grootboekrekeningen moet u onderstaande velden gebruiken. U treft deze ook aan in het voorbeeld bestand wat u kunt downloaden.

Nummer	Vul hier het nummer van de grootboekrekening in
Grootboek	Vul hier de omschrijving van de grootboekrekening in.
Verdichting nummer	Vul hier het nummer van de bijbehorende verdichting in.
Soort	Vul hier Balans voor balansrekeningen of Winst voor winst & verlies rekeningen in.
O/K/N	Vul hier Omzet (O), Kosten (K) of Neutraal (N) in. Balansrekeningen zijn altijd neutraal. W&V rekeningen zijn of kosten of omzet.
D/C	Vul hier Debet (D) of Credit (C) in.
BTW	Vul hier optioneel de bijbehorende BTW code in. U kunt dit ook leeg laten zodat u zelf per boeking de BTW kunt bepalen.
Kostenplaats	Vul hier Niet toegestaan in als u geen kosten plaatsen gebruikt. Vul hier Verplicht in indien u wel met kostenplaatsen werkt.

Voorbeeld bestand

Wij hebben voor u een voorbeeld import document gemaakt. Dit Excelbestand kunt u hieronder downloaden.

Naam: 20250314-voorbeeld-import-grootboekrekeningen

Type: xlsx

Grootte: 17 kB

Download

Excelbestand importeren

U kunt uw Excelbestand in het beheercentrum importeren.

Ga in het Beheercentrum naar de categorie Importeren en selecteer het onderdeel Boekhouding.
Selecteer bij Boekhouding de optie Importeren grootboekschema.

Selecteer het Excel bestand op uw computer welke u wilt importeren.

Controleer de automatisch gekoppelde velden en koppel eventueel niet gekoppelde velden aan het bijbehorende e-Captain veld.

Kolom 1: Excel kolom	In deze kolom ziet u de velden zoals u die in uw Excel heeft aangemaakt.
Kolom 2: e-Captain veld	In deze kolom ziet u de corresponderende e-Captain velden. Indien e-Captain geen overeenkomstig veld heeft gevonden kunt u alsnog handmatig het juiste e-Captain veld selecteren
Kolom 3, 4 en 5: Voorbeeld	In deze kolommen ziet u de data uit uw Excel als voorbeeld zodat u kunt controleren of de velden allemaal kloppen.

In stap 3 controleert e-Captain de import. Als er fouten worden ontdekt ziet u hierover een melding verschijnen. Als u de fouten wilt negeren selecteert u de optie Doorgaan met fouten. Alleen de correcte regels worden dan geïmporteerd.