Aanvullende gegevens importeren

Inhoudsopgave

Algemeen
Aanvullende gegevens importeren
Excelbestand importeren

Let op! e-Captain kan alleen importeren vanaf het eerste tabblad in uw MS Excel bestand!

Algemeen

U kunt eenvoudig uw relaties in e-Captain importeren zodat u deze niet één voor één handmatig hoeft in te voeren. Personen en bedrijven (organisaties) dienen apart te worden geïmporteerd. U maakt voor personen en bedrijven (organisaties) dus een apart importbestand.

Naast de reguliere velden zoals de NAW-gegevens kunt u ook unieke gegevens (vrij velden) en kenmerken (groepen) importeren.

Bij het importeren van aanvullende informatie van uw relaties dient de eerste kolom in uw Excelbestand altijd de kolom Lidnummer te zijn.

Aanvullende gegevens importeren

Voor het importeren van aanvullende gegevens kunt u de beschikbare velden gebruiken zoals beschreven op de pagina's over het importeren van personen en het importeren van bedrijven/organisaties.

Op basis van het lidnummer kunt u aanvullende gegevens importeren. De eerste kolom van uw Excelbestand moet de kolom Lidnummer zijn. De aanvullende gegevens voegt u in de overige kolommen toe.

U kunt met het importeren van aanvullende gegevens ook bestaande informatie overschrijven of leeg maken.

Excelbestand importeren

U kunt uw Excelbestand in het beheercentrum importeren.

Ga in het Beheercentrum naar de categorie Importeren en selecteer het onderdeel Leden.
Selecteer bij Leden de optie Importeren personen of Importeren bedrijven

Selecteer de optie Aanvullende gegevens en selecteer vervolgens het Excel bestand op uw computer welke u wilt importeren.
Selecteer of u met lege cellen in uw Excel reeds bestaande gegevens in e-Captain wilt wissen.

Controleer de automatisch gekoppelde velden en koppel eventueel niet gekoppelde velden aan het bijbehorende e-Captain veld.

Kolom 1: Excel kolom	In deze kolom ziet u de velden zoals u die in uw Excel heeft aangemaakt.
Kolom 2: e-Captain veld	In deze kolom ziet u de corresponderende e-Captain velden. Indien e-Captain geen overeenkomstig veld heeft gevonden kunt u alsnog handmatig het juiste e-Captain veld selecteren
Kolom 3, 4 en 5: Voorbeeld	In deze kolommen ziet u de data uit uw Excel als voorbeeld zodat u kunt controleren of de velden allemaal kloppen.

In stap 3 controleert e-Captain de import. Als er fouten worden ontdekt ziet u hierover een melding verschijnen. Als u de fouten wilt negeren selecteert u de optie Doorgaan met fouten. Alleen de correcte regels worden dan geïmporteerd.