Hoe boek ik te veel betaalde bedragen?

Algemeen

Het kan voorkomen dat uw relaties een factuur dubbel betalen of te veel betalen voor een factuur. Hoe gaat u dan om met het dubbel of te veel betaalde bedrag?

Afschriftregel verwerken

Als u uw bankafschriften inleest zal e-Captain op basis van verschillende parameters de afschriftregels koppelen aan openstaande posten. Als iemand te veel betaal zal e-Captain in veel gevallen een vraagteken laten zien bij de gemaakte koppeling.

Regels met een vraagteken moet u handmatig controleren. Bij een te veel betaald bedrag betekent dit dat u het te veel betaalde bedrag ook nog moet verantwoorden in uw boekhouding.

• Klik bij de afschriftregel op het bewerken icoontje om de regel te bewerken. 

• U ziet dat er in dit voorbeeld nog €100,00 moet worden verantwoord. In dit geval past u in de gekoppelde regel het af te boeken bedrag aan.

• Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren. De afschriftregel krijgt nu een groen vinkje.

• De regels met de groene en oranje vinkjes kunt u doorboeken naar uw boekhouding.

Openstaande post

Als u het te veel betaalde bedrag heeft geboekt aan de debiteur/factuur dan ontstaat er bij de relatie een negatieve openstaande post. Deze openstaande post komt u tegen op het rapport Openstaande posten debiteuren en in het tabblad Financieel van de relatiekaart.

• Klik op het volg factuur icoontje om te controleren wat de oorzaak van de negatieve openstaande post is.

• In het tabblad Boeking ziet u onderin bij Betalingen welke betalingen er aan deze factuur zijn gekoppeld. In dit voorbeeld ziet u dat er €100,00 te veel is betaald.

Te veel betaalde bedrag terug storten

Als iemand te veel heeft betaald moet u het te veel betaalde bedrag terug storten aan de relatie. Maak in geen geval een creditfactuur aan! Stort alleen het te veel betaalde bedrag terug. 

Als u het bedrag zelf, handmatig via de bank terugstort zorg dan dat u het factuurnummer er bij vermeld in de omschrijving. e-Captain zal dan bij het inlezen van het bankafschrift ook die regel dan weer herkennen en automatisch koppelen.

U kunt voor te veel betaalde bedragen ook een betaalbestand aanmaken en op die manier het te veel betaalde bedrag terug storten. Een uitleg over het maken van een betaalbestand vindt u op de pagina Betaalbestand aanmaken. 

• Nadat u het geld heeft teruggestort leest u het bankafschrift weer in en koppelt u die afschriftregel ook weer aan de negatief openstaande factuur. 

• Als u de afschriftregel heeft doorgeboekt is de negatieve openstaande post opgelost.

• Als u op het volg factuur icoontje klikt ziet u dit ook terug.

Nog meer hulp nodig?