Hoe ga ik om met de AVG (privacy wetgeving)?

Algemeen

Vanaf 25 mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) van toepassing. In Nederland wordt de GDPR ook wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd. Vanaf 25 mei 2018 geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU.

Organisaties die persoonsgegevens verwerken, zoals (sport- en patienten)verenigingen, stichtingen bijvoorbeeld, krijgen dan meer verplichtingen. De nadruk ligt - meer dan nu - op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden. 

De AVG in een notendop

De AVG heeft betrekking op een viertal onderdelen.

De grondslag

Uw organisatie verzamelt en beheert gegevens van leden en relaties. Op basis van een aantal factoren mag u gegevens verzamelen.

• Toestemming van de gebruiker
• Vitale belangen
• Wettelijke verplichting
• Overeenkomst
• Algemeen belang
• Gerechtvaardigd belang

Zorgvuldigheid

U bent verantwoordelijk voor de gegevens van en in uw organisatie. Hierbij spelen de onderstaande factoren een rol.

• Mogelijk moet u een Functionaris gegevensbescherming aan te stellen.
• Privacy by design. Privacy by design houdt in dat u er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd.
• U kunt verplicht zijn een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen.

Verplichtingen

U dient technische en organisatorische maatregelen te nemen om de gegevens van uw leden en relaties te beschermen. U moet dan denken aan onderstaande onderdelen.

• U kunt verplicht zijn een Register met alle verwerkingen te moeten bijhouden.
• U moet een gegevensbeschermingsbeleid opstellen.
• Uw gegevens moeten (digitaal) beveiligd zijn.

De digitale beveiliging van uw gegevens valt onder de verantwoording van e-Captain (DISPI). Dit doen wij onder andere op de volgende manier.

• Beveiligde hosting omgeving. Onze servers worden gehost in het high tech datacenter van Interconnect in ’s-Hertogenbosch. De servers zijn voorzien van beveiligingssoftware en worden door ons voorzien van alle belangrijke updates.
• Dagelijkse back-ups. Wij maken dagelijks een back-up van onze servers. Deze worden zowel intern als extern bewaard.
• 3-traps inlogprocedure. Om in te loggen in e-Captain heeft u een loginnaam, wachtwoord en pincode nodig. Deze gegevens kunnen niet in uw browser worden opgeslagen om snel en automatisch in te loggen als u naar e-Captain gaat.
• Sessie time-out. Als u een bepaalde periode niet actief bent in e-Captain wordt u automatisch uitgelogd.
• Continuïteit. De broncode van e-Captain is gedeponeerd bij een notaris in ’s-Hertogenbosch alwaar een overeenkomst is gemaakt t.b.v. de continuïteit van e-Captain.

U leest meer over de beveiliging van e-Captain in de veelgestelde vragen.

Rechten van betrokkenen

Uw leden en relaties moeten controle kunnen uitoefenen op de gegevens die u beheert. Dit houdt het volgende in:

• Zij hebben het recht om de gegevens in te zien.
• Zij hebben het recht om de gegevens te wijzigen.
• Zij hebben het recht om vergeten te worden.
• Zij hebben het recht om gegevens over te dragen.
• Zij hebben het recht op informatie.

De eerste twee punten kunt u in e-Captain eenvoudig oplossen door gebruik te maken van de Mijn Captain website (het besloten ledenportaal in e-Captain).

Belangrijke vragen voor uw organisatie

De belangrijkste vragen voor u aangaande de AVG zijn ons inziens:

• Waarom hebben wij de persoonsgegevens nodig?
• Waar bestaan deze persoonsgegevens uit? (Benoem bijvoorbeeld alle velden op uw aanmeldformulier die nodig zijn)
• Klopt het vastleggen van de persoonsgegevens met de doelstellingen in onze statuten van onze organisatie?
• Staat in onze statuten of huishoudelijk reglement dat leden de informatie van leden mogen inzien?
• Leggen wij bijzondere gegevens vast op politiek, levensbeschouwlijk, godsdienstig of vakbondsgebied etc.?
• Is dit te onderbouwen waarom wij dit doen?
• Kunnen onze leden / begunstigers / donateurs etc. de eigen informatie inzien en aanpassen?
• Hoe lang bewaren wij de gegevens van onze relaties nog als deze niet meer bij ons actief zijn?

e-Captain (DISPI) heeft een Verwerkersovereenkomst opgesteld waarin onze gezamelijke rechten en plichten zijn opgenomen.

Downloads

Verwerkersovereenkomst

Voorbeeld privacy verklaring voor uw website

Protocol datalekken

Veelgestelde vragen

De antwoorden op onderstaande veelgestelde vragen zijn totstand gekomen met de medewerking van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Handige links

We hebben een aantal handige links verzamelt met informatie en artikelen over de AVG/GDPR wetgeving.

• Autoriteit Persoonsgegevens

• Hulp bij privacy

• EU GDPR

• AVG Wikipedia

• Checklist AVG/GDPR (Charlotte's Law)

• Checklist AVG/GDPR (TransIP)

• Factsheet AVG/GDPR (ICTRecht)

• 10 valkuilen rond de GDPR (Computable)

• Zo is je privacyverklaring AVG/GDPR-proof (Frankwatching)

• Verenigingen worden meegenomen in nieuwe privacywetgeving (Watersportverbond)

• Kinderen en de AVG, wat moet je ermee (Charlotte's Law)

• De AVG en portretfoto's: geen paniek! (Dupho)

• Mag je nog foto's maken en publiceren na de AVG? (Charlotte's Law)

• Privacy: Mag je kinderen nog fotograferen? (Charlotte's Law)

Meer weten?

De informatie op deze pagina is ontleend aan de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij adviseren u zich goed in te lezen in de nieuwe AVG. De website van de Autoriteit Persoonsgegevens helpt u daarbij.

Nog meer hulp nodig?