Handboek voor (nieuwe) bestuursleden

Algemeen

Met dit handboek willen wij nieuwe bestuursleden snel en gestructureerd op weg helpen in het gebruik van e-Captain. Of u nu penningmeester, secretaris of algemeen bestuurslid bent, het is belangrijk dat u snel vertrouwd raakt met de mogelijkheden van het systeem.

e-Captain is de centrale plek waar uw organisatie haar ledenadministratie, financiën, activiteiten, communicatie en reserveringen beheert. Door als bestuurders op dezelfde manier te werken en met dezelfde informatie te werken, voorkomen we fouten en misverstanden.

We adviseren iedere nieuwe bestuurder om de introductietraining van e-Captain te volgen. Zo bent u snel op de hoogte van wat er allemaal kan, en zal er toekomst gericht meer en beter, optimaal gebruik gemaakt gaan worden van de functionaliteiten.

Informeer bij een van onze medewerkers naar de mogelijkheden voor een (verenigings)training.

Waarom dit handboek?

Bestuurswisselingen brengen risico’s met zich mee. Zonder goede overdracht gaat waardevolle kennis verloren, worden verkeerde beslissingen genomen en kan er zelfs misbruik gemaakt worden van rechten in het systeem.

Gevolgen van een slechte overdracht:

• Verlies van kennis en historie
• Onnodige fouten in de administratie
• Vertraagde besluitvorming
• Mogelijke schending van het 4-ogenprincipe
• Risico op datalekken door onjuiste rechten

Dit handboek zorgt voor:

• Uniformiteit in werkwijze
• Heldere overdracht van taken en bevoegdheden
• Snelle inwerkperiode voor nieuwe bestuursleden

Overdracht bij bestuurswisseling

Bij het vertrek van een bestuurslid wilt u gestructureerd informatie overdragen. Alles wat binnen uw takenpakket valt (als vertrekkend bestuurslid) zal naar een nieuw bestuurslid gaan als die al aangesteld is, of eventueel naar een of meerdere zittende bestuursleden. De overdracht kan best wat werk kosten en dit handboek kan helpen om een en ander gemakkelijker te maken met aandachtspunten wat te doen.

Een bestuurswisseling vraagt écht aandacht omdat het één van de meest kwetsbare momenten is in de levenscyclus van een vereniging of stichting. De reden is dat er in korte tijd kennis, verantwoordelijkheden en toegang van de ene persoon naar de andere moeten worden overgedragen — en dat brengt risico’s met zich mee.

Hier zijn de belangrijkste redenen waarom dit zoveel aandacht verdient:

• Behoud van cruciale kennis
• Continuïteit van lopende processen
• Voorkomen van fouten en verkeerde besluiten
• Veiligheid en toegangsbeheer
• Borgen van het 4-ogenprincipe
• Reputatie en vertrouwen
• Efficiëntie en inwerktijd
• Overdragen van informatie
• Documenteren van interne procedures

Download het handboek

Speciaal voor u hebben het handboek in PDF formaat gemaakt zodat u het eenvoudig kunt downloaden en op uw gemak kunt nalezen.  De PDF bevat ook een handige checklist die u kunt gebruiken bij bestuurswisselingen.

Nog meer hulp nodig?